第四章 績(jī)效管理 【在線測(cè)試】
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第二單元 績(jī)效溝通
【學(xué)習(xí)目標(biāo)】
通過學(xué)習(xí)，掌握績(jī)效溝通的內(nèi)涵、內(nèi)容和重要性，能夠采用多種方式和技巧進(jìn)行績(jī)效溝通，明確不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)。
【知識(shí)要求】
一、績(jī)效溝通的內(nèi)涵
績(jī)效溝通是績(jī)效管理的核心，是指考核者與被考核者就績(jī)效考評(píng)反映出的問題以及考核機(jī)制本身存在的問題展開實(shí)質(zhì)性的面談，并著力于尋求應(yīng)對(duì)之策，服務(wù)于后一階段企業(yè)與員工績(jī)效改善和提高的一種管理方法?？?jī)效溝通在整個(gè)人力資源管理中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，能夠幫助管理者和員工前瞻性地發(fā)現(xiàn)問題并在問題出現(xiàn)之前把它解決掉。而且它能把管理者與員工緊密聯(lián)系在一起。管理者與員工經(jīng)常就存在和可能存在的問題進(jìn)行討論，共同解決問題，排除障礙，達(dá)到共同進(jìn)步和共同提高的目的?？梢哉f如果缺乏了有效的績(jī)效溝通，那么企業(yè)的績(jī)效管理就不能被稱為績(jī)效管理，至少在某種程度上講是不完整的績(jī)效管理。通過妥善有效的績(jī)效溝通將有助于及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)外部管理上存在的問題，并可為之采取相應(yīng)的措施，防患于未然，降低企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)也有助于幫助員工優(yōu)化后一階段的工作績(jī)效，提高工作滿意度，從中推動(dòng)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。此外，和諧的企業(yè)文化的構(gòu)建、優(yōu)秀的人力資源品牌的建立也離不開妥善有效的績(jī)效溝通的助推作用。
需要注意的是，雖然本書將績(jī)效溝通放在績(jī)效監(jiān)控部分論述，但績(jī)效溝通并不僅限于此，而是貫穿于整個(gè)的績(jī)效管理過程，在績(jī)效管理的各個(gè)階段，都需要通過有效的溝通，來實(shí)現(xiàn)績(jī)效管理效用的最大化。
二、績(jī)效溝通的內(nèi)容
企業(yè)績(jī)效管理就是上下級(jí)間就績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定及實(shí)現(xiàn)而進(jìn)行的持續(xù)不斷雙向溝通的一個(gè)過程。在這一過程中，管理者與被管理者從績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定開始,一直到最后的績(jī)效考評(píng)，都必須保持持續(xù)不斷的溝通，任何的單方面決定都將影響績(jī)效管理的有效開展，降低績(jī)效管理體系效用的發(fā)揮。
(一)績(jī)效計(jì)劃溝通
在績(jī)效計(jì)劃部分我們已經(jīng)了解到，傳統(tǒng)行政命令式的績(jī)效管理，績(jī)效目標(biāo)的制定是通過采取行政手段，逐級(jí)施加的，它是單向的、命令式的、由上至下的。而現(xiàn)代績(jī)效管理的觀點(diǎn)則認(rèn)為，績(jī)效目標(biāo)計(jì)劃需要通過上級(jí)與下級(jí)之間的雙向溝通而形成。因此在績(jī)效計(jì)劃階段，績(jī)效溝通非常重要，具體而言，績(jī)效計(jì)劃溝通的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：
1．目標(biāo)制定的溝通。直線經(jīng)理必須向員工講清楚：企業(yè)發(fā)展的藍(lán)圖是什么；要實(shí)現(xiàn)這個(gè)藍(lán)圖，企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)是什么；為了完成企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，各個(gè)部門的發(fā)展目標(biāo)是什么；為了完成部門的發(fā)展目標(biāo)，企業(yè)對(duì)員工的期望是什么：為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工的期望，崗位要完成多少目標(biāo)任務(wù)，工作要達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)；完成了工作目標(biāo)會(huì)怎樣，沒有完成工作目標(biāo)又會(huì)怎樣。千斤重?fù)?dān)眾人挑。人人頭上有指標(biāo)，讓員工知道，我們干的不是一個(gè)簡(jiǎn)單工作，而是從事一份偉大的事業(yè)，明確自己工作崗位的責(zé)任、使命和愿景。
2．目標(biāo)實(shí)施的溝通。管理者在分配績(jī)效指標(biāo)任務(wù)時(shí)，還必須和員工就完成目標(biāo)采取什么措施和手段、需要什么資源和條件進(jìn)行溝通。例如，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中，哪些是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，工作重點(diǎn)是什么，會(huì)遇到什么矛盾和問題，應(yīng)對(duì)的辦法是什么等，要和員工進(jìn)行溝通。又如，完成目標(biāo)需要什么支持條件，需要什么資源，需要企業(yè)提供什么幫助；這也要在目標(biāo)溝通中確定，以便管理者提早做好相應(yīng)準(zhǔn)備。
(二)績(jī)效輔導(dǎo)的溝通
績(jī)效輔導(dǎo)的作用是將問題解決在執(zhí)行過程中．而不是解決在事后。因此，管理者要通過報(bào)表、文件、檢查、匯報(bào)等方式。對(duì)員工工作績(jī)效目標(biāo)執(zhí)行情況及時(shí)進(jìn)行了解，跟蹤計(jì)劃進(jìn)度，當(dāng)部屬在目標(biāo)完成過程中出現(xiàn)問題、困難和挫折時(shí)，主管應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，幫助部屬分析原因，找出解決問題的辦法，提供支援幫助。
績(jī)效輔導(dǎo)溝通。要求員工不僅要有好的績(jī)效也要有好的過程，對(duì)員工實(shí)施目標(biāo)的手段進(jìn)行監(jiān)督，防止員工以犧牲長(zhǎng)遠(yuǎn)利益追求短期利益，以犧牲整體利益追求局部利益，避免員工為實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)不擇手段。違規(guī)辦壞事不行，違規(guī)辦好事也不行，對(duì)員工實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中執(zhí)行的制度、流程、機(jī)制進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
(三)績(jī)效反饋溝通
績(jī)效考評(píng)結(jié)束后，并不意味著績(jī)效管理的結(jié)束，而是要把考評(píng)結(jié)果有效反饋給員工。讓員工知道自己做了什么?做得怎樣?為什么?后面怎么辦?和員工一起共同分析成功的原因和失敗的教訓(xùn)。
對(duì)未完成目標(biāo)的員工，要分析是外因還是內(nèi)因所致。如果是外因，是因?yàn)榭陀^環(huán)境變化、天災(zāi)人禍造成的，還是企業(yè)內(nèi)部制度、流程、機(jī)制不合理造成的。如果是內(nèi)因，是員工的知識(shí)能力不足、經(jīng)驗(yàn)不夠造成的。還是員工思想、態(tài)度欠缺造成的，要分清責(zé)任，找準(zhǔn)病根，考核結(jié)果要讓員工心服口服。
對(duì)完成目標(biāo)的員工，也要分析是如何完成目標(biāo)的，是個(gè)人努力的結(jié)果還是外部環(huán)境有利。如果是個(gè)人努力的結(jié)果，要找到自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，不能滿足現(xiàn)狀，還要再接再厲，樹立更加宏偉的目標(biāo)。如果是外部環(huán)境有利．如市場(chǎng)、政策、區(qū)域優(yōu)勢(shì)，就要分析這種優(yōu)勢(shì)是暫時(shí)的還是長(zhǎng)久的，我們是否需要修改應(yīng)對(duì)措施。
(四)績(jī)效改進(jìn)溝通
績(jī)效考評(píng)的完成，既是一個(gè)過程的終點(diǎn)，又是下一個(gè)過程的起點(diǎn)．因此績(jī)效管理不僅要談過去，更重要的是還要談未來，做好績(jī)效改進(jìn)溝通。在此過程中，管理者與員工之間需要提出績(jī)效改進(jìn)目標(biāo)，為績(jī)效改進(jìn)提供基礎(chǔ)的依據(jù)。同時(shí)要制定績(jī)效改進(jìn)方案。完不成目標(biāo)計(jì)劃，如果是員工知識(shí)能力不足的,就需要安排相應(yīng)的培訓(xùn)輔導(dǎo)；如果是經(jīng)驗(yàn)不足的，就需要安排鍛煉機(jī)會(huì)；如果是員工自身態(tài)度問題，就需要批評(píng)教育，必要時(shí)進(jìn)行懲罰和辭退：如果是外部的問題，就需要完善制度、流程和機(jī)制。最后還要檢查績(jī)效改進(jìn)效果。檢查員工績(jī)效改進(jìn)目標(biāo)是否明確、績(jī)效改進(jìn)措施是否落實(shí)、績(jī)效改進(jìn)效果是否明顯，并將檢查信息通過溝通的形式及時(shí)反饋給員工，使員工更好地完成績(jī)效改進(jìn)目標(biāo)、提升績(jī)效水平。
三、績(jī)效溝通的重要性
如前所述，績(jī)效溝通就是指管理者與員工在共同工作的過程中分享各類與績(jī)效有關(guān)的信息的過程，或者我們可以將績(jī)效溝通理解成對(duì)提高員工績(jī)效有益的各類管理者與員工的溝通。隨著生產(chǎn)方式的演變和科技的進(jìn)步．績(jī)效溝通的意義越發(fā)突出。
在工作場(chǎng)所相對(duì)固定、工作內(nèi)容也相對(duì)固定的情況下，員工往往只需要根據(jù)既定的工作計(jì)劃，按照明確的工作流程按部就班，就能夠?qū)崿F(xiàn)職責(zé)對(duì)他的要求。只要員工掌握了工作所需的知識(shí)和技能，績(jī)效溝通就變得不再那么必要。而在科技迅猛發(fā)展、信息日益膨脹的今天，人們的工作性質(zhì)發(fā)生了重大的變化。不論是管理者還是員工，都面臨著一個(gè)不斷變化的工作環(huán)境。為了適應(yīng)這種變化，管理者和員工都需要通過雙方之間的溝通，解決各自面臨勺種種問題。
(一)通過溝通，才能設(shè)定共同認(rèn)可的績(jī)效目標(biāo)
作為企業(yè)組織中的一員，要界定員工在企業(yè)中所處的角色，角色的定位決定了員工將擔(dān)當(dāng)?shù)墓δ苁鞘裁矗哪芰σ笫悄男?。需要承?dān)什么樣的工作職責(zé)。通過有效的績(jī)效互動(dòng)溝通，才能對(duì)上述進(jìn)行規(guī)劃談判，才能清晰地了解期望員工做些什么．在什么樣的情況和環(huán)境下履行哪些職責(zé)，讓管理者與被管理者都做到對(duì)績(jī)效目標(biāo)結(jié)果何為優(yōu)何為劣“心中有數(shù)”。做到了“心中有數(shù)”，員工對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有了努力的方向和動(dòng)力，管理者對(duì)量化考核員工也就有了雙方都認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。
在設(shè)定績(jī)效目標(biāo)的過程中，能使制定的目標(biāo)信息互通，在這一環(huán)節(jié)中，如果管理者忽視了溝通的作用，使雙向互動(dòng)溝通在這一環(huán)節(jié)缺失。形成績(jī)效目標(biāo)信息的下達(dá)而無上傳的單流向。這不單影響員工對(duì)績(jī)效目標(biāo)的了解和認(rèn)可，還極可能造成制定的目標(biāo)偏離客觀實(shí)際、空洞、片面甚至重大失誤。因?yàn)闆]有上傳的績(jī)效目標(biāo)信息流．管理者或者說績(jī)效目標(biāo)設(shè)定者，就不可能全面具體地了解、掌握下一級(jí)員工所在職位績(jī)效目標(biāo)設(shè)定的最優(yōu)化。套用籃球場(chǎng)上的一句名言：離籃筐最近的人，離總冠軍最近。那么，離基層最近的人，離真理也就最近。例如在一個(gè)銷售部門，部門經(jīng)理在給員工下達(dá)銷售任務(wù)時(shí)，就必須從員工那里了解其產(chǎn)品過去的銷售情況：市場(chǎng)占有率、銷售地區(qū)分布、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況等，了解員工對(duì)未來銷售市場(chǎng)的分析，他們的分析很有價(jià)值，也最值得信賴。如果部門經(jīng)理閉門造車，臆斷市場(chǎng)行情，憑空設(shè)定銷售目標(biāo)，很可能會(huì)出現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品市場(chǎng)占有率下降，甚至于企業(yè)產(chǎn)品在市場(chǎng)上遭遇滅頂之災(zāi)。所以，通過績(jī)效溝通，才能使設(shè)定的績(jī)效目標(biāo)最優(yōu)化，績(jī)效目標(biāo)要求才能達(dá)成一致，并得到共同認(rèn)可。
(二)通過溝通，才能在履行目標(biāo)職責(zé)過程中不斷勘誤，提高效率管理者與員工就員工工作目標(biāo)和工作任務(wù)完成情況，以及工作中存在的問題進(jìn)行溝通，這是員工的業(yè)績(jī)反饋和管理者的業(yè)績(jī)指導(dǎo)階段，員工要反饋預(yù)定的工作目標(biāo)完成情況，從管理者那里得到支持和幫助,而管理者需要了解員工的工作進(jìn)展情況，了解員工所遇到的障礙。通過了解，才能幫助員工清除工作的障礙，提供員工所需要的培訓(xùn)，提供必要的領(lǐng)導(dǎo)支持和智力幫助，將員工的工作表現(xiàn)反饋給員工，包括正面的和負(fù)面的。
從績(jī)效管理流程來看，績(jī)效溝通是串聯(lián)績(jī)效目標(biāo)管理過程的重要環(huán)節(jié)，它貫穿于整個(gè)過程的始終。當(dāng)績(jī)效目標(biāo)在實(shí)施過程中朝良性方向發(fā)展時(shí)．通過不問斷的溝通與對(duì)話，管理者掌握員工在目標(biāo)實(shí)施過程中繼續(xù)提升業(yè)績(jī)的空間有多大，員工在后期工作中有什么樣的期望和要求：通過溝通．員工能及時(shí)地反饋工作完成情況，從上級(jí)主管那里得到必要的幫助，有利于從勝利走向勝利。當(dāng)績(jī)效目標(biāo)在實(shí)施過程中朝惡性方向發(fā)展，偏離正確的軌道，這個(gè)時(shí)候的績(jī)效溝通尤顯重要，對(duì)企業(yè)而言，它有助于降低負(fù)面影響,及時(shí)阻止損失的繼續(xù)蔓延，甚至及時(shí)的溝通會(huì)將對(duì)企業(yè)的負(fù)面影響和損失全面清除，重新為提升企業(yè)整體業(yè)績(jī)起到助推作用；對(duì)員工而言．及時(shí)的溝通有助于員工改進(jìn)方法、措施，重回正確軌道，有助于改變?cè)愀鈽I(yè)績(jī)。避免成為企業(yè)整體業(yè)績(jī)提升的“罪人”。在這一過程中，管理者如果假設(shè)員工自己知道而一味姑息，一味不管不問，其最終結(jié)果只能是害了員工，于員工績(jī)效的提高和職業(yè)生涯的發(fā)展無益。
(三)通過溝通，才能使績(jī)效目標(biāo)考核思想深入人心，考核結(jié)果令人信服
通過績(jī)效溝通，使員工(包括被考核的員工和作為考核者的各級(jí)主管)認(rèn)識(shí)到對(duì)績(jī)效目標(biāo)的考核有利于提升企業(yè)整體業(yè)績(jī)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及員工的職業(yè)生涯發(fā)展，并清除和澄清對(duì)績(jī)效考核的錯(cuò)誤及模糊認(rèn)識(shí)。績(jī)效管理不是考核者對(duì)被考核者濫用手中職權(quán)的“撒手锏”，也不應(yīng)成為無原則的走過場(chǎng)、走形式。通過溝通，使績(jī)效考核者和被考核者都認(rèn)識(shí)到，績(jī)效考核不是為了制造員工之間的差距，不是把員工分為三六九等的標(biāo)尺，而是實(shí)事求是地挖掘員工工作的長(zhǎng)處，發(fā)現(xiàn)其短處，以揚(yáng)長(zhǎng)避短，以史為鑒，有所為有所不為，有所改進(jìn)有所提高。通過溝通．考核者把工作要領(lǐng)、目標(biāo)以及工作價(jià)值觀傳遞給被考核者，使考核者明白要考什么、考核誰、如何考核，被考核者明白自己該干什么、怎么干，什么是干得好、什么是于得不好，最終讓雙方達(dá)成共識(shí)與承諾，避免了在績(jī)效考核實(shí)施過程中出現(xiàn)分歧，影響考核結(jié)果的認(rèn)可度。通過績(jī)效溝通，才能使績(jī)效考核思想深入人心，績(jī)效考核這一工具的使用和考核結(jié)果才能得到認(rèn)可，績(jī)效考核結(jié)果才能被廣泛認(rèn)同。
【能力要求】
一、績(jī)效溝通的方式
績(jī)效溝通是一個(gè)充滿細(xì)節(jié)的過程。管理者與員工的每一次交流(不論是書面的還是口頭的)都是一次具體的溝通。總的來說，績(jī)效溝通可以分為正式的績(jī)效溝通和非正式的績(jī)效溝通兩大類。正式的績(jī)效溝通是企業(yè)管理制度規(guī)定的各種定期進(jìn)行的溝通。非正式的績(jī)效溝通則是員工與管理者在工作過程中的信息交流過程。首先，我們來看一看如何進(jìn)行正式的績(jī)效溝通。
(一)正式的績(jī)效溝通
通常,正式的溝通方式主要有以下兩種：正式的書面報(bào)告和管理者與員工之間的定期會(huì)面。其中，管理者與員工之間的定期會(huì)面又包括管理者與員工之間一對(duì)一的會(huì)面和有管理者參加的員工團(tuán)隊(duì)會(huì)談。下面分別進(jìn)行介紹。
1．正式的書面報(bào)告
有很多管理者都會(huì)要求員工定期上交工作匯報(bào)，以了解員工的工作情況和遇到的各種問題，并要求員工提出“建設(shè)性意見”。書面報(bào)告最大的優(yōu)點(diǎn)就是簡(jiǎn)單易行，而且能夠提供文字記錄，避免進(jìn)行額外的文字工作。但是，大多數(shù)情況下，他們只是浪費(fèi)了大量的時(shí)間，制造出一大堆毫無疑義的文字垃圾。實(shí)際上，正是書面報(bào)告的優(yōu)點(diǎn)帶來了非常大的問題：書面報(bào)告簡(jiǎn)單易行的原因在于它不需要雙方之間進(jìn)行面對(duì)面的會(huì)談，從而使溝通成為一種單方向的信息流動(dòng)。這種單向流動(dòng)使大量的信息變成擺設(shè)。因此，我們往往通過將書面報(bào)告與其他溝通方式結(jié)合使用來克服這個(gè)問題。例如，當(dāng)管理者通過報(bào)告中提供的信息了解到工作進(jìn)程中發(fā)生的某個(gè)問題時(shí)，就可以到工作現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)員工解決這個(gè)問題，或通過面談與員工進(jìn)行交流，共同尋求解決問題的途徑。
書面報(bào)告不受歡迎的一個(gè)很重要的原因是，許多員工將這項(xiàng)工作視為額外的負(fù)擔(dān)，因此，他們只是應(yīng)付了事。為了讓員工更好地完成書面報(bào)告，管理者應(yīng)該讓員工有機(jī)會(huì)決定他們應(yīng)該在報(bào)告中寫些什么，而不應(yīng)由管理者一廂情愿地決定。當(dāng)雙方就這個(gè)問題達(dá)成一致后，管理者可以設(shè)計(jì)出一個(gè)統(tǒng)一的樣表，以方便員工填寫。這種表格的形式非常多。通常我們可以看到這樣一些欄目：工作目標(biāo)的進(jìn)展情況、工作中遇到的問題、建議和意見等。另外，書面報(bào)告的形式在很大程度上還要取決于員工的文化水平。對(duì)不同文化程度的員工，工作報(bào)告的要求往往是不同的。
2．定期會(huì)面
書面報(bào)告畢竟不能夠代替管理者與員工之間面對(duì)面的口頭溝通。為了更好地尋求解決問題的途徑，管理者與員工之間的定期會(huì)面是非常必要的。這種面對(duì)面的會(huì)談不僅是信息交流的最佳機(jī)會(huì)，而且有助于在管理者與員工之間建立一種親近感。這一點(diǎn)對(duì)于培育團(tuán)隊(duì)精神、鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作是非常重要的。
最常見的形式就是管理者與員工之間一對(duì)一的會(huì)面。在每次會(huì)面的開始，管理者應(yīng)該讓員工了解這次面談的目的和重點(diǎn)。例如，管理者可以說這樣的開場(chǎng)白：“今天我想和你談一談你的工作進(jìn)展情況。上次會(huì)談中談到的問題是否得到了解決，是否又有什么新的問題……”由于是一對(duì)一的會(huì)談，管理者應(yīng)該將會(huì)談的問題集中在解決員工個(gè)人面臨的問題上，以使會(huì)談更具實(shí)效。例如，讓員工了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)方向的變化非常重要，但更關(guān)鍵的是要讓他明確各種變化對(duì)于他個(gè)人的工作產(chǎn)生了什么影響。也就是說，應(yīng)該將問題集中在調(diào)整員工的工作計(jì)劃、解決員工個(gè)人遇到的問題上。大多數(shù)管理者都會(huì)犯的一個(gè)錯(cuò)誤就是過多地“教訓(xùn)”而忘記傾聽。管理者應(yīng)該更多地鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我考評(píng)和報(bào)告．然后再進(jìn)行評(píng)論或提出問題。如果問題是顯而易見的，就應(yīng)該鼓勵(lì)員工嘗試著自己找出解決問題的方式。另外，管理者應(yīng)該在面談的最后留出足夠的時(shí)間讓員工有機(jī)會(huì)說說他想說的問題。員工是最了解工作現(xiàn)場(chǎng)情況的人，從他們的口中了解情況是非常重要的。
在面談中，管理者還應(yīng)該注意記錄一些重要的信息。特別是在面談中涉及一些計(jì)劃性的事務(wù)時(shí)，更應(yīng)如此。例如，對(duì)于工作計(jì)劃的變更、答應(yīng)為員工提供某種培訓(xùn)等，都應(yīng)該留有記錄，以防止過后被遺忘。不論是書面報(bào)告還是一對(duì)一的雙方會(huì)談，一個(gè)共同的缺陷就是涉及的信息只在兩個(gè)人之間共享。如果員工所處的是一個(gè)以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的工作環(huán)境，那么這兩種方式都不能夠?qū)崿F(xiàn)溝通的目的。這時(shí)，我們需要采用一種新的方式——有管理者參加的員工團(tuán)隊(duì)會(huì)談。
由于員工是以團(tuán)隊(duì)的形式參加會(huì)談的，因此選擇恰當(dāng)?shù)慕涣鲀?nèi)容就變得更加重要了。不恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容會(huì)浪費(fèi)更多人的時(shí)間，而且可能造成員工之間不必要的摩擦或矛盾。這時(shí)就要求管理者對(duì)哪些信息需要共享做出判斷。在團(tuán)隊(duì)的工作環(huán)境中，員工與員工在工作中相互關(guān)聯(lián)并發(fā)生影響。每個(gè)員工都能夠自然地了鷦和掌握其他員工的工作情況．而且每個(gè)員工都能夠通過解決大家共同面對(duì)的問題提高個(gè)人乃至團(tuán)隊(duì)的績(jī)效。因此，群策群力是解決問題的最好方式之一。
需要注意的是。涉及個(gè)人績(jī)效方面的嚴(yán)重問題不應(yīng)輕易成為團(tuán)隊(duì)會(huì)談的話題。任何人都有犯錯(cuò)的時(shí)候，這種公開的討論是最嚴(yán)厲的懲罰。不同的文化背景決定了人們對(duì)這種情況的承受能力和接受能力。通常情況下，這種針對(duì)個(gè)人的績(jī)效警告應(yīng)該在私下進(jìn)行。
團(tuán)隊(duì)形式的會(huì)議意味著更多的時(shí)間和更大的復(fù)雜性。而且，要確定一個(gè)適合所有人的開會(huì)時(shí)間有時(shí)也不是件容易的事情。對(duì)于較小的團(tuán)隊(duì)，這種問題還比較容易解決。如果涉及的團(tuán)隊(duì)較大，這種會(huì)議就不能過于頻繁。有時(shí)可以采用派代表參加的方式來解決這個(gè)問題。
團(tuán)隊(duì)會(huì)談更要注意明確會(huì)議重點(diǎn)，控制會(huì)議的進(jìn)程。管理者可以要求每個(gè)人都介紹一下工作的進(jìn)展和遇到的困難。我們可以使用一些結(jié)構(gòu)化的問題提綱和時(shí)間表來控制進(jìn)程。例如，管理者可以要求每個(gè)參會(huì)員工談一談工作的進(jìn)展情況、遇到的問題以及可能的解決方法。如果找到了問題并能夠很快地解決，就應(yīng)立即安排到人，以確保問題得到及時(shí)解決。如果不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)找出問題的解決方法，可能的解決方式是：計(jì)劃開一個(gè)規(guī)模更小的小組會(huì)或要求某個(gè)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)草擬一份方案等。不能由于個(gè)別難以解決的問題而影響整個(gè)會(huì)談的進(jìn)度。畢竟，這種團(tuán)隊(duì)式會(huì)談的時(shí)間是十分寶貴的。只有充分利用每一分鐘，才能夠使會(huì)談發(fā)揮最大的效益。因此，強(qiáng)調(diào)時(shí)間限制是十分重要的。
與一對(duì)一的面談相同，團(tuán)隊(duì)式的會(huì)談也應(yīng)該做好書面的會(huì)議記錄。參會(huì)成員可以輪流做這項(xiàng)工作。對(duì)于定期會(huì)面式的績(jī)效溝通，應(yīng)當(dāng)注意以下兩個(gè)問題。
(1)不論是一對(duì)一的面談還是團(tuán)隊(duì)式的會(huì)談，會(huì)談形式最大的問題就是容易造成事件的無謂耗費(fèi)。如果管理者缺乏足夠的組織溝通能力，這種面談就可能成為無聊的閑談，也可能變成人們相互扯皮、推卸責(zé)任的場(chǎng)所。因此,掌握一定的溝通技巧對(duì)管理者而言是非常必要的。這一點(diǎn)我們將在下面詳細(xì)講解。
(2)溝通頻率是管理者需要考慮的另一個(gè)重要問題。從事不同工作的員工可能需要不同的溝通頻率，甚至從事同一種工作的人需要的交流次數(shù)也不盡相同。管理者應(yīng)該根據(jù)每個(gè)員工的不同情況，安排績(jī)效溝通(書面的或口頭的)的頻率。對(duì)于團(tuán)隊(duì)會(huì)談，管理者更應(yīng)該充分考慮所有團(tuán)隊(duì)成員或參會(huì)人員的工作安排。
(二)非正式的績(jī)效溝通
管理者與員工之間的績(jī)效溝通并不僅僅局限于采取正式會(huì)面或書面的形式。事實(shí)上，管理者和員工在工作過程中或工作之余的各種非正式會(huì)面為他們提供了非常好的溝通機(jī)會(huì)。
非正式績(jī)效溝通的最大優(yōu)點(diǎn)在于它的及時(shí)性。當(dāng)員工在工作中發(fā)生問題時(shí)，管理者可以與之進(jìn)行簡(jiǎn)短的交談，從而促使問題得到及時(shí)解決。畢竟問題并不總是發(fā)生在計(jì)劃會(huì)面的前一天。對(duì)于各種亟待解決的問題，必須采取更加靈活的溝通方式——非正式績(jī)效溝通。非正式績(jī)效溝通沒有固定的模式。有的管理者喜歡每天都花一些時(shí)間在工作現(xiàn)場(chǎng)或公司食堂等公共場(chǎng)所與員工交談。并不是所有的管理者都必須或可能做到這一點(diǎn)，但是四處走動(dòng)并進(jìn)行非正式交談的確是一個(gè)好的管理手段。有的管理者感到，自己非常愿意通過這樣的溝通促進(jìn)團(tuán)隊(duì)或部門的工作業(yè)績(jī)，但是員工好像都不愿意把那些管理者希望了解的情況告訴管理者。這時(shí)，管理者應(yīng)該注意檢討一下自己的態(tài)度。在大多數(shù)情況下，問題出在管理者一方。管理者應(yīng)該注意學(xué)習(xí)各種各樣的溝通技巧，成為一個(gè)合格的傾聽者。不論對(duì)于正式溝通還是非正式溝通來說，這都是績(jī)效溝通得以順利進(jìn)行的重要條件。
目前，越來越多的企業(yè)開發(fā)了企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)。員工可以通過在網(wǎng)j：-留言與管理者或其他員工探討工作中的各種問題。在這種情況下，非正式績(jī)效溝通也可以是書面形式的。但是在更普遍的情況下，非正式績(jī)效溝通還是員工與管理者之間面對(duì)面的交流。面談是管理者與員工之間最主要的溝通方式。
二、不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)
在績(jī)效計(jì)劃階段：溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)是管理者就績(jī)效目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)與員工討論后達(dá)成一致。在此期間管理者要當(dāng)好輔導(dǎo)員和教練員，指導(dǎo)和幫助下屬制訂好計(jì)劃。如我們公司實(shí)行的“三級(jí)負(fù)責(zé)制”就是如此。
在績(jī)效執(zhí)行階段：溝通的目的主要有兩個(gè),一個(gè)是員工匯報(bào)工作進(jìn)展或就工作中遇到的障礙向主管求助，尋求幫助和解決辦法：另一個(gè)是主管人員對(duì)員工的工作與目標(biāo)計(jì)劃之間出現(xiàn)的偏差進(jìn)行及時(shí)糾正。員工在完成計(jì)劃的過程中可能會(huì)遇到外部障礙、能力缺陷或其他意想不到的情況．這些情況都會(huì)影響計(jì)劃的順利完成。員工在遇到這些情況的時(shí)候應(yīng)當(dāng)及時(shí)與主管進(jìn)行溝通，主管則要與員工共同分析問題產(chǎn)生的原因。如果屬于外部障礙，在川‘能的情況下主管要盡量幫助下屬排除外部障礙。如果屬于員工本身技能缺陷等問題，主管則應(yīng)該提供技能上的幫助或輔導(dǎo)，輔導(dǎo)員工完成績(jī)效目標(biāo)。在績(jī)效考評(píng)和反饋階段：?jiǎn)T工與主管進(jìn)行溝通主要是為了對(duì)員工在考核期內(nèi)的工作進(jìn)行合理公正和全面的評(píng)價(jià)；同時(shí)，主管還應(yīng)當(dāng)就員工出現(xiàn)問題的原因與員工進(jìn)行溝通分忻，并共同確定下一階段改進(jìn)的重點(diǎn)。在考評(píng)后的績(jī)效改進(jìn)與在職輔導(dǎo)階段，溝通的目的主要是跟蹤了解整改措施的落實(shí)情況，并提供相關(guān)支持。具體地說，一是要經(jīng)常性地關(guān)注員工的績(jī)效發(fā)展，對(duì)績(jī)效進(jìn)行前后對(duì)比，發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)糾正。二是要將整改的落實(shí)情況，納入到下一輪績(jī)效考核的依據(jù)收集中，做到閉環(huán)管理。
總之，只有把握不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)，溝通時(shí)才能做到有的放矢。
三、績(jī)效溝通的技巧
“溝通”兩字看似簡(jiǎn)單，就是溝通雙方之間的對(duì)話和交流．但事實(shí)上遠(yuǎn)非如此，溝通是一門藝術(shù)，管理者在進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)需要掌握一些技巧。
1．溝通時(shí)態(tài)度應(yīng)該坦誠(chéng)，給員工以信任感和安全感，不可使用帶威脅性的詞語，以詢問的方式進(jìn)行，通過詢問獲取員工更多的信息，以便幫助員工解決問題。
2．溝通時(shí)應(yīng)該具體，盡量獲得與員工績(jī)效有關(guān)的具體信息(表揚(yáng)時(shí)應(yīng)指出員工在哪一點(diǎn)上做得好，反映了員工的哪方面品質(zhì)，其所帶來的影響如何)。
3．要讓員工知道自己的想法和需要，以便員工更好地配合工作，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為員工應(yīng)該知道自己的想法，想當(dāng)然在這里只有百害而無一益。
4．不能僅僅看到問題，更要看到成績(jī)，鼓勵(lì)多于批評(píng)的溝通才更加有效，更具前瞻性，更符合績(jī)效管理的原則。
5．注意傾聽，少說多聽是溝通的又一個(gè)重要的技巧，因?yàn)槎嗦牪拍塬@得更多需要的信息。
6．溝通應(yīng)及時(shí)，出現(xiàn)問題及時(shí)組織溝通，消極等待只能使事情更加惡化，后果更加不可想象。
7．溝通應(yīng)具有建設(shè)性，作為溝通的結(jié)果，管理者應(yīng)提出建設(shè)性的意見，以幫助員工更好地調(diào)整自己，更好地完成績(jī)效目標(biāo)。
溝通作為一個(gè)重要的管理技巧，在管理活動(dòng)中的運(yùn)用非常廣泛，其所帶來的影響也非常大，管理者應(yīng)該結(jié)合自己的管理實(shí)踐，不斷探索和提高溝通技巧，以更高的效率獲得更大收益。
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