233網(wǎng)校人力資源考試網(wǎng)提供2016年人力資源二級(jí)考試復(fù)習(xí)資料。2016年人力資源二級(jí)考試考點(diǎn)精講【第四章第二節(jié)】如下：
第二節(jié)績(jī)效監(jiān)控與溝通
績(jī)效監(jiān)控的內(nèi)涵
績(jī)效監(jiān)控，即管理者始終關(guān)注下屬的各項(xiàng)活動(dòng)，以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行，并糾正各種重要偏差的過程。
績(jī)效監(jiān)控的目的和內(nèi)容
績(jī)效監(jiān)控始終關(guān)注員工工作績(jī)效，旨在通過提高個(gè)體績(jī)效水平來改進(jìn)部門和組織的績(jī)效。
管理者績(jī)效監(jiān)控的具體內(nèi)容就是在績(jī)效計(jì)劃環(huán)節(jié)中確定的考評(píng)要素、考評(píng)指標(biāo)和績(jī)效目標(biāo)，而監(jiān)控過程中得到的信息也正是績(jī)效周期結(jié)束時(shí)績(jī)效考評(píng)階段所需要的。在績(jī)效管理實(shí)踐中，不同管理者針對(duì)具體工作和下屬員工實(shí)施績(jī)效監(jiān)控的過程中也有一些共通之處，這些就是績(jī)效監(jiān)控的關(guān)鍵點(diǎn)。
績(jī)效輔導(dǎo)的作用
優(yōu)秀的指導(dǎo)者或管理者應(yīng)該在以下三個(gè)層次上發(fā)揮作用：
(1)與員工建立一對(duì)一的密切聯(lián)系，向他們提供反饋，幫助員工制定能“拓展”他們目標(biāo)的任務(wù)，并在他們遇到困難時(shí)提供支持。
(2)營(yíng)造一種鼓勵(lì)員王承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn),勇王刨新的氛圍，使他們能夠從過去的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。
(3)為員工提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使他們有機(jī)會(huì)與不同的人一起工作。
績(jī)效監(jiān)控的關(guān)鍵點(diǎn)
績(jī)效監(jiān)控的有效性主要取決于以下三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
首先是管理者領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的選擇和績(jī)效輔導(dǎo)水平；其次是管理者與下屬之間績(jī)效溝通的有效性；最后是績(jī)效考評(píng)信息的有效性。
績(jī)效輔導(dǎo)的時(shí)機(jī)與方式
1．輔導(dǎo)時(shí)機(jī)
為了對(duì)員工進(jìn)行有效的輔導(dǎo)，幫助員工發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，更好地實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)，管理者必須掌握進(jìn)行輔導(dǎo)的時(shí)機(jī)，確保及時(shí)、有效地對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)。
一般來說，在以下時(shí)間進(jìn)行指導(dǎo)會(huì)獲得較好的效果：
(1)當(dāng)員工需要征求你的意見時(shí)。
(2)當(dāng)員工希望你解決某個(gè)問題時(shí)。
(3)當(dāng)你發(fā)現(xiàn)了一個(gè)可以改進(jìn)績(jī)效的機(jī)會(huì)時(shí)。
(4)當(dāng)員工通過培訓(xùn)掌握了新技能時(shí)，如果你希望他能夠?qū)⑿录寄苓\(yùn)用于工作中，就可以輔導(dǎo)他使用這種技能。
2．輔導(dǎo)方式
常見的輔導(dǎo)方式有以下幾種，對(duì)于不同類型的員工可以酌情予以使用。
(1)指示型輔導(dǎo)：主要針對(duì)那些完成任務(wù)所需的知識(shí)技能比較缺乏的員工，給予他們一些有關(guān)如何完成任務(wù)的具體指示，然后一步一步地傳授完成任務(wù)的技能，并且跟蹤員工執(zhí)行情況。
(2)方向型輔導(dǎo)：?jiǎn)T工基本掌握完成任務(wù)的知識(shí)技能，但是有的時(shí)候還會(huì)遇到一些特殊的情況無法處理；或者員工掌握了具體的操作方法，但需要主管人員進(jìn)行方向性引導(dǎo)。
(3)鼓勵(lì)型輔導(dǎo)：對(duì)于具有完善的知識(shí)技能的專業(yè)人員，主管人員的輔導(dǎo)不必介入到具體的細(xì)節(jié)，只需要給予他們鼓勵(lì)和適當(dāng)?shù)慕ㄗh，使員工充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。
績(jī)效溝通的內(nèi)涵
績(jī)效溝通是績(jī)效管理的核心，是指考核者與被考核者就績(jī)效考評(píng)反映出的問題以及考核機(jī)制本身存在的問題展開實(shí)質(zhì)性的面談，并著力于尋求應(yīng)對(duì)之策，服務(wù)于后一階段企業(yè)與員工績(jī)效改善和提高的一種管理方法。
績(jī)效溝通在整個(gè)人力資源管理中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，能夠幫助管理者和員工前瞻性地發(fā)現(xiàn)問題并在問題出現(xiàn)之前把它解決掉，而且它能把管理者與員工緊密聯(lián)系在一起。妥善有效的績(jī)效溝通將有助于及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)外部管理上存在的問題，并可防患于未然，降低企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)也有助于幫助員工優(yōu)化后一階段的工作績(jī)效，提高工作滿意度，從而推動(dòng)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。此外，和諧的企業(yè)文化的構(gòu)建、優(yōu)秀的人力資源品牌的建立也離不開妥善有效的績(jī)效溝通的助推作用。
績(jī)效溝通的內(nèi)容 1、目標(biāo)確定溝通
通過這一階段的溝通，可以防止主管硬派任務(wù)，員工被動(dòng)接受的情況，員工對(duì)自己確定的目標(biāo)的認(rèn)可度就會(huì)大大提升。通過溝通，讓員工能夠感受到主管的全力支持，他就會(huì)對(duì)完成目標(biāo)充滿信心，斗志昂揚(yáng)地投入工作。
2、實(shí)施過程溝通
此次溝通是在考核過程中就績(jī)效執(zhí)行的關(guān)鍵控制點(diǎn)、過程中員工出現(xiàn)的問題及員工行為出現(xiàn)偏差的糾正等所采取的正式或非正式的溝通方式。
過程中員工出現(xiàn)的問題溝通主要是考慮員工在執(zhí)行任務(wù)的過程中遇到難題，出現(xiàn)新的問題困擾而導(dǎo)致工作停滯不前，這時(shí)主管應(yīng)該及時(shí)出現(xiàn)，在他們需要支持的時(shí)候幫助他們排憂解難，讓他們感覺到主管能與他們同甘共苦，這樣員工就會(huì)相信主管是他的堅(jiān)強(qiáng)后盾，心存感激，更積極地投入工作。
員工行為偏差糾正溝通是要主管對(duì)員工在執(zhí)行任務(wù)的過程中所采取的手段進(jìn)行監(jiān)督，防止員工為達(dá)目的不擇手段而采取有損企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的行為，而對(duì)于員工好的行為和進(jìn)步進(jìn)行及時(shí)地贊揚(yáng)。
3、績(jī)效反饋溝通
本階段的溝通是在績(jī)效評(píng)估結(jié)果出來后就本次評(píng)估所得的結(jié)果、員工目標(biāo)完成情況、沒有完成原因分析以及下階段改進(jìn)計(jì)劃交流所進(jìn)行的溝通。
評(píng)估結(jié)果的溝通要求主管把本次評(píng)估的結(jié)果向員工說明，同時(shí)把打分的結(jié)果、依據(jù)和相關(guān)證明資料向員工展示，讓員工感到主管的評(píng)估是有理有據(jù)的。同時(shí)，主管要聽取員工對(duì)本次目標(biāo)自評(píng)的結(jié)果和相應(yīng)的依據(jù)。這樣雙方對(duì)照，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚?，這樣的評(píng)估結(jié)果就會(huì)更有說服力。
雙方就結(jié)果進(jìn)行充分溝通和修改后，需要對(duì)原因進(jìn)行深入的分析，特別是對(duì)于沒有完成的目標(biāo)，看看是客觀原因還是主觀原因造成的困難。如果是內(nèi)因，要分析是員工的知識(shí)能力不足、經(jīng)驗(yàn)不夠還是態(tài)度欠缺。如果是員工知識(shí)能力不足，就需要安排相應(yīng)的培訓(xùn)輔導(dǎo);如果是經(jīng)驗(yàn)不夠，就需要多安排鍛煉機(jī)會(huì);如果是態(tài)度欠缺，還需要仔細(xì)分析，到底是什么原因?qū)е?，是企業(yè)激勵(lì)措施不好，內(nèi)部管理有問題，還是員工自身態(tài)度有問題。對(duì)這些問題，都需要窮根究底，找出背后真正的原因，并采取相應(yīng)的解決措施。
對(duì)于完成或超前完成的目標(biāo)也要分析是怎樣完成的，把員工所采取的有效方法措施在內(nèi)部進(jìn)行分享，讓集體共同進(jìn)步等。但更重要的是對(duì)于不理想的目標(biāo)下一步的改進(jìn)計(jì)劃的溝通與制定，通過制定一個(gè)明確有效的下一階段改進(jìn)計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)員工業(yè)績(jī)和能力的提升。績(jī)效面談不僅僅是談過去，更重要的是談未來發(fā)展?？?jī)效管理是一個(gè)往復(fù)循環(huán)的過程，一個(gè)考核周期的結(jié)束，往往是下一階段的開始。因此，對(duì)未來目標(biāo)的確定就成了本次溝通的重要組成部分。雙方對(duì)下一階段目標(biāo)要達(dá)成一致，對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所采取的措施和相應(yīng)的支持條件也要形成共同意見。
4、績(jī)效改進(jìn)溝通
績(jī)效改進(jìn)溝通是反饋溝通中員工自身原因或不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)達(dá)成方式，主管在績(jī)效改進(jìn)過程中要進(jìn)行適時(shí)地跟進(jìn)督導(dǎo)，主要是檢查工作是否按原計(jì)劃開展，糾正不當(dāng)?shù)拇胧?，讓員工及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的不足并改進(jìn)，并創(chuàng)造性地提高。
績(jī)效溝通的重要性
(1)通過溝通，才能設(shè)定共同認(rèn)可的績(jī)效目標(biāo)。
(2)通過溝通，才能在履行目標(biāo)職責(zé)過程中不斷勘誤，提高效率。
(3)通過溝通，才能使績(jī)效目標(biāo)考核思想深入人心，考核結(jié)果令人信服。
績(jī)效溝通的方式
績(jī)效溝通可以是正式的，也可以是非正式的，可以是書面的，也可以是口頭的。每種方法有它的優(yōu)缺點(diǎn)。書面的報(bào)告（就像現(xiàn)在的月度述職），它會(huì)比較正式，而且提供了記錄。但它很容易演變成浪費(fèi)時(shí)間、官僚的紙面擺設(shè)。幾乎沒有人喜歡寫這種報(bào)告，更重要的是傳統(tǒng)的書面報(bào)告很少涉及到人與人之間的對(duì)話?，F(xiàn)在的月度述職是作為一種正式的書面報(bào)告，其目的是為了規(guī)范大家的述職思路，形成溝通的模板。
績(jī)效溝通的技巧
溝通是一門藝術(shù)，管理者在進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)需要掌握一些技巧：
(1)溝通時(shí)態(tài)度應(yīng)該坦誠(chéng)，給員工以信任感和安全感，不可使用帶威脅性的詞語。
(2)溝通時(shí)應(yīng)該具體，盡量獲得與員工績(jī)效有關(guān)的具體信息。
(3)要讓員工知道自己的想法和需要，以便員工更好地配合工作。
(4)不能僅僅看到問題，更要看到成績(jī)，鼓勵(lì)多于批評(píng)的溝通才更符合績(jī)效管理的原則。
(5)少說多聽是溝通的又一個(gè)重要的技巧，因?yàn)槎嗦牪拍塬@得更多需要的信息。
(6)溝通應(yīng)及時(shí)，出現(xiàn)問題及時(shí)組織溝通，消極等待只能使事情更加惡化，后果更加不可想象。
(7)溝通應(yīng)具有建設(shè)性，作為溝通的結(jié)果，管理者應(yīng)提出建設(shè)性的意見，以幫助員工更好地調(diào)整自己，更好地完成績(jī)效目標(biāo)。
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