1、租約的管理。租戶入住、續(xù)約、退租等各項(xiàng)管理工作的安排,租戶檔案的建立。
2、租金的管理。包括:押金、月租金、電費(fèi)、水費(fèi)、煤氣費(fèi)、清潔費(fèi)、印花稅等費(fèi)用。
3、投訴管理。包括:租戶的投訴、內(nèi)部的投訴等(在商場還有顧客的投訴)。
4、維修管理。包括:租戶進(jìn)駐前的裝修、新增設(shè)備的安裝、日常租戶投訴的維修、保養(yǎng)部各系統(tǒng)對設(shè)備的日常維修、檢修、公寓的退租大修等。
5、安全、消防的管理。保安部對外圍、公寓、車場、寫字樓、消防中心24小時(shí)的日常管理。其中包括:租戶的人員情況、治安投訴、施工現(xiàn)場、火災(zāi)報(bào)警、租戶來訪留宿的登記、租戶鑰匙、消防監(jiān)控設(shè)備的檢查、特殊保衛(wèi)等一系列管理工作。
6、清潔衛(wèi)生管理。包括:日常的公共區(qū)清潔服務(wù)工作、對租區(qū)內(nèi)部的固定清潔、臨時(shí)清潔、公寓的住前和住后清潔、垃圾的處理等。
7、其他的管理。包括:行政管理、與中心其他部門共同負(fù)擔(dān)的一些管理事宜等。
8、人力資源的管理。包括:員工管理、員工培訓(xùn)、規(guī)章制度的建立。
以上8條管理內(nèi)容只是根據(jù)物業(yè)部動(dòng)作的情況歸納出來的,但是物業(yè)部下屬的每個(gè)部門根據(jù)管理、服務(wù)的對象不同,其管理的側(cè)重點(diǎn)亦不同。如公寓管理部日常的管理工作有租戶管理、前臺(tái)管理、幼兒園管理、行政、工會(huì)、維修、物資、清潔、保安、健身俱樂部等幾個(gè)部分組成。并且每一部分又可進(jìn)一步細(xì)分。如租戶管理這一項(xiàng)中就包括:租戶住前安排和住后安排、租金的管理、租約的管理、續(xù)約、投訴等一系列的管理內(nèi)容。這里每一項(xiàng)的管理內(nèi)容還可以再進(jìn)一步細(xì)分。
另外,在中華商務(wù)中心,還有一些和物業(yè)部平行的主要部門參與物業(yè)管理,這些部門包括:
市場部:主要負(fù)責(zé)市場銷售、租約簽署、租戶的變更、續(xù)約等。
財(cái)務(wù)部:主要負(fù)責(zé)租金、租戶的押金、欠租報(bào)告等有關(guān)租戶交納的費(fèi)用以及物業(yè)部各部門在日常管理中所要支取的各種管理費(fèi)用。
業(yè)務(wù)發(fā)展部:主要負(fù)責(zé)商場的租約、租金管理。
中心人事部:物業(yè)部新員工的錄用、解聘、員工工資標(biāo)準(zhǔn)的制定以及新租戶的餐卡等。
案例分析:
組織是企業(yè)管理的一項(xiàng)基本職能,古典的管理學(xué)將組織作為與計(jì)劃、指揮、協(xié)調(diào)、控制并存的五大職能之一?,F(xiàn)代的管理學(xué)則進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)組織是有效管理的重要手段,組織結(jié)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的組織保證。
隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化,企業(yè)本身的壯大、發(fā)展,要求組織進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在進(jìn)行組織設(shè)計(jì)中,應(yīng)考慮到:(1)企業(yè)的環(huán)境,包括行業(yè)特點(diǎn)、原材料供應(yīng)情況、人力資源條件、市場特點(diǎn)、政府的政策法令等;(2)企業(yè)的戰(zhàn)略;(3)企業(yè)技術(shù),不僅包括設(shè)備、生產(chǎn)工藝,而且包括員工的技術(shù)知識(shí)和技能、管理業(yè)務(wù)的知識(shí)和技能;(4)人員素質(zhì),包括各類員工的價(jià)值觀念、工作態(tài)度、工作風(fēng)格、行為模式、工作經(jīng)驗(yàn)和年齡結(jié)構(gòu)等;(5)企業(yè)的規(guī)模,規(guī)模不等的企業(yè)應(yīng)采用不同的組織結(jié)構(gòu)體系;(6)其他一些影響因素。在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)中,應(yīng)遵循如目標(biāo)原則、權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則、精干高效原則、分工協(xié)作原則、明確性原則、管理幅度原則等相關(guān)的原則。
中華商務(wù)中心是一家合資企業(yè),根據(jù)其管理物業(yè)的特定性質(zhì),設(shè)計(jì)了與其相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)。在總經(jīng)理下設(shè)物業(yè)部、市場部、人事部、公關(guān)部等具體部門。在物業(yè)部下,結(jié)合對寫字樓、公寓和商場租戶的分類,設(shè)置寫字樓管理部、公寓管理部、商場管理部以及其他配備部門,保證企業(yè)的正常運(yùn)營。