二、專業(yè)職能部門(mén)的設(shè)置
1、  定職定責(zé)
    設(shè)立專業(yè)職能管理機(jī)構(gòu)實(shí)質(zhì)上也就是對(duì)專業(yè)管理職能進(jìn)行劃分，對(duì)管理人員定職定責(zé)的過(guò)程；是提高管理人員的管理水平，充分挖掘組織內(nèi)的管理資源，實(shí)現(xiàn)管理職能專門(mén)化、組織活動(dòng)有序化的重要手段。設(shè)置職能管理機(jī)構(gòu)，首先使管理職能專門(mén)化，第一部分管理人員專門(mén)從事第一職能管理工作，可以較快地提高專業(yè)水平和管理能力。其次，對(duì)管理職能進(jìn)行合理地劃分，使綜合性極強(qiáng)的管理工作分解為各種專門(mén)性的管理工作，可避免在管理過(guò)程中胡子眉毛一把抓，缺乏輕重緩急的現(xiàn)象，使管理工作有條不紊地開(kāi)展。再次，設(shè)置必要的職能管理機(jī)構(gòu)，合理地劃分管理職能，是使管理適應(yīng)社會(huì)化的生產(chǎn)的基本要求。今天，社會(huì)化大生產(chǎn)高度發(fā)達(dá)，各種關(guān)系日趨復(fù)雜，分工日益廣泛化，也要求管理隨之發(fā)展，對(duì)各種專業(yè)分工實(shí)施專門(mén)化管理，以提高生產(chǎn)和管理的效率。
2、  應(yīng)注意的問(wèn)題
（1）       做好職能的劃分工作，從實(shí)際出發(fā)，不能太細(xì)，也不能太粗
    職能劃分是設(shè)置職能管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)和前提。職能劃分正確，機(jī)構(gòu)設(shè)置才會(huì)合理，避免出現(xiàn)機(jī)構(gòu)對(duì)立，辦事效率低的現(xiàn)象。職能劃分必須從實(shí)際出發(fā)。在不同的組織內(nèi)，同一項(xiàng)職能的任務(wù)量多少會(huì)不同，多的需要設(shè)置一專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，少的就沒(méi)有必要設(shè)置專門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)了。對(duì)職能進(jìn)行劃分，首先要弄清本組織內(nèi)各種管理職能的工作量，最好運(yùn)用定量分析的方法予以評(píng)估；其次要界定各職能的工作內(nèi)容，與其他職能的關(guān)系，對(duì)相近的職能要?dú)w并到一起。工作任務(wù)少的相近職能應(yīng)盡可能合并，以便精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，又加強(qiáng)協(xié)作。一般來(lái)說(shuō)，越到組織的上層，管理任務(wù)繁重，職能劃分應(yīng)細(xì)一些，專業(yè)化一些；在組織的基層，管理任務(wù)應(yīng)單一，職能劃分粗一些，綜合一些。這就不能強(qiáng)求上下層機(jī)構(gòu)對(duì)口，上層設(shè)一專門(mén)機(jī)構(gòu)，下層也必須同一專門(mén)機(jī)構(gòu)。否則，會(huì)形成龐大的官僚機(jī)構(gòu)和過(guò)多的管理部門(mén)而難以協(xié)調(diào)，從而影響管理效率。我們過(guò)去在這方面有過(guò)深刻的教訓(xùn)。
（2）       機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)精簡(jiǎn)、高效
   機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)是減少管理費(fèi)用，提高管理效率的途徑。機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是可設(shè)可不設(shè)的機(jī)構(gòu)不設(shè)。怎樣來(lái)判定什么樣的機(jī)構(gòu)可設(shè)可不設(shè)呢？標(biāo)準(zhǔn)很簡(jiǎn)單，就是從機(jī)構(gòu)的工作量來(lái)判斷。如果一個(gè)機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)飽滿，則證明這個(gè)機(jī)構(gòu)是必要的。如果任務(wù)不飽滿，要么是人員配置過(guò)多，要么是機(jī)構(gòu)多余。這是最基本的標(biāo)準(zhǔn)；其次，是看該機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)與其他機(jī)構(gòu)有沒(méi)有重復(fù)，如果重復(fù)就是多余的，如果不重復(fù)，工作任務(wù)飽滿，則是必要的。如果不重復(fù)，但任務(wù)卻不足，也表明沒(méi)有單設(shè)一個(gè)機(jī)構(gòu)的必要。
（3）       明確個(gè)職能部門(mén)之間的關(guān)系，建立完善的協(xié)調(diào)制度
   管理是一個(gè)整體，各種職能必須為實(shí)現(xiàn)管理的總目標(biāo)服務(wù)，但設(shè)置職能管理部門(mén)，是管理職能分工和管理權(quán)限分權(quán)的過(guò)程。有分工就必須有協(xié)作。管理職能部門(mén)之間的協(xié)作不可能通過(guò)市場(chǎng)交換實(shí)現(xiàn)。做好各職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作就十分重要。為此：
A、在職能管理部門(mén)之間要建立完善的信息溝通制度。信息除了在決策層與職能部門(mén)之間傳遞之外，在各職能管理部門(mén)之間的橫向傳遞也是十分必要的。它使各部門(mén)之間互相了解，便于自動(dòng)地協(xié)調(diào)。
B、明確各職能部門(mén)之間的協(xié)作責(zé)任，特別是職能相關(guān)部門(mén)的協(xié)作責(zé)任。
C、建立必要的協(xié)調(diào)制度，如有的組織定期召開(kāi)各部門(mén)工作協(xié)調(diào)會(huì)，討論管理過(guò)程中的協(xié)調(diào)問(wèn)題，對(duì)重大問(wèn)題取得一致意見(jiàn)，共同采取措施，予以解決。
D、劃清各部門(mén)的權(quán)利和責(zé)任，這是最為根本性的一條。現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的部門(mén)之間互相“踢皮球”，推脫責(zé)任其根本原因是部門(mén)之間的權(quán)責(zé)不清，工作內(nèi)容不明。特別是跨部門(mén)的綜合性問(wèn)題，應(yīng)建立部門(mén)聯(lián)合處理制度。避免出現(xiàn)都不管、或者說(shuō)都管不了的問(wèn)題。
（4）配備合適的人員，因事用人，不能因人設(shè)事
   機(jī)構(gòu)是靠人來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)的，配備人員也是機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)容之一。在現(xiàn)實(shí)生活中有不少這樣的現(xiàn)象。為了安置某一個(gè)人或某些人，設(shè)置了一個(gè)機(jī)構(gòu)甚至是一個(gè)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，并且還給予了一定的權(quán)力。這種因人設(shè)事、因人設(shè)機(jī)構(gòu)做法是錯(cuò)誤的，其危害無(wú)庸贅述。機(jī)構(gòu)設(shè)置中的人員配置一定要因事用人，不能因人設(shè)事，本末倒置。