三、控制活動(dòng)

　　評估風(fēng)險(xiǎn)只是整個(gè)內(nèi)部控制程序的一部分，管理層必須確定處理風(fēng)險(xiǎn)所需的行動(dòng)，并付諸執(zhí)行。這些行動(dòng)亦應(yīng)將注意力集中于控制活動(dòng)的作用，目的是確保所需的行動(dòng)得以有效且適時(shí)地執(zhí)行。換而言之，控制活動(dòng)包括多種政策和程序，有助于確保管理層的有關(guān)指示得以執(zhí)行，處理風(fēng)險(xiǎn)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)所需的行動(dòng)得以實(shí)施。與大型企業(yè)相比，小型企業(yè)的內(nèi)部控制程序可能不太正規(guī)且較具靈活性，但一貫地執(zhí)行內(nèi)部控制的有關(guān)政策及程序是十分重要的。

　　控制活動(dòng)可為雇員提供指南(命令式的控制)，設(shè)計(jì)這些活動(dòng)旨在防止發(fā)生不希望出現(xiàn)的事情(預(yù)防性控制)，或者在不希望出現(xiàn)的事情發(fā)生時(shí)能夠加以識(shí)別(偵察式控制)。當(dāng)不希望出現(xiàn)的事情發(fā)生時(shí)，應(yīng)識(shí)別程序的缺陷，并主動(dòng)采取措施加以解決，此類活動(dòng)稱為"糾正性控制活動(dòng)"。

　　控制活動(dòng)可分為運(yùn)營、財(cái)務(wù)報(bào)告及合規(guī)三個(gè)類別，但它們之間有時(shí)可能出現(xiàn)重疊。常見的內(nèi)部控制活動(dòng)有(1)組織控制 (2)職責(zé)劃分; (3)調(diào)節(jié)和復(fù)核 (4)實(shí)物控制 (5)授權(quán)和批準(zhǔn) (6)計(jì)算和會(huì)計(jì); (7)人員控制 (8)監(jiān)督及管理控制。

　　(一)組織控制

　　組織控制是指組織結(jié)構(gòu)提供的控制，比如組織活動(dòng)和經(jīng)營分成若干部門或責(zé)任中心，責(zé)任區(qū)分明確，在企業(yè)內(nèi)授權(quán)，確立企業(yè)內(nèi)的報(bào)告路徑，協(xié)調(diào)不同部門或小組之間的活動(dòng)，比如設(shè)立委員會(huì)或項(xiàng)目組。

　　(二)職責(zé)劃分

　　進(jìn)行職責(zé)分工的主要目的是防止具有欺騙性的活動(dòng)發(fā)生或未被查出。管理層可以通過在兩個(gè)或兩個(gè)以上的人員之間分配工作的方式實(shí)現(xiàn)這一監(jiān)控目標(biāo)。就適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分工而言，不應(yīng)由一個(gè)人控制一項(xiàng)交易或一個(gè)事件的所有 關(guān)鍵方面，而且一個(gè)人履行的職能可通過其他人執(zhí)行的職能進(jìn)行檢查。

　　大多數(shù)交易可分成三類獨(dú)立的職責(zé):認(rèn)可或發(fā)起交易、處理被交易的資產(chǎn)，以及記錄交易。這樣能降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)降低出現(xiàn)差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。如果一個(gè)人為上述活動(dòng)中的一項(xiàng)以上活動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，則存在舞弊的可能。職責(zé)劃分還能較容易地發(fā)現(xiàn)非本意造成的錯(cuò)誤，因此不應(yīng)僅將其視為對舞弊的控制。盡管職責(zé)劃分能夠避免一個(gè)人舞弊的情況，但對于兩人或兩人以上串通舞弊卻是元效的。在董事會(huì)層面，公司治理守則(比如《英國綜合守則))指出，董事會(huì)主席與首席執(zhí)行官的職責(zé)應(yīng)分離，以防止一個(gè)人取得董事會(huì)的支配地位。但是，如果這些職能尚未或無法分離，那么，應(yīng)由管理層對相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的監(jiān)管審核，作為一種補(bǔ)償性控制。

　　(三)調(diào)節(jié)和復(fù)核

　　調(diào)節(jié)和復(fù)核業(yè)績屬于偵察式控制。所謂調(diào)節(jié)是指雇員將不同數(shù)據(jù)連接在一起，識(shí)別并找出差異，并且在必要時(shí)采取糾正措施。但是更重要的是，執(zhí)行調(diào)節(jié)的人員要理解這一程序的重要性以及巳識(shí)別的差錯(cuò)的影響。調(diào)節(jié)包括比較總賬的現(xiàn)金金額與銀行對賬單的現(xiàn)金余額、總賬的應(yīng)收款金額與相關(guān)補(bǔ)貼賬戶總額，以及固定資產(chǎn)的現(xiàn)場盤點(diǎn)與會(huì)計(jì)記錄中記載的金額。所謂業(yè)績復(fù)核，是指管理層將當(dāng)前的業(yè)績與預(yù)算、以前期間或其他基準(zhǔn)相比較，以此反映目標(biāo)的完成情況，并對其中的差異進(jìn)行調(diào)查，以確定哪些糾正行動(dòng)是必要的。

　　(四)實(shí)物控制

　　實(shí)物控制是指保護(hù)實(shí)物資產(chǎn)不被偷盜或未經(jīng)許可而獲得及被使用的措施和程序。實(shí)物控制包括使用保險(xiǎn)箱儲(chǔ)存現(xiàn)金和重要文件，為大樓或其內(nèi)的區(qū)域設(shè)立門禁系統(tǒng)，為貴重資產(chǎn)采取兩重保管方法，必須兩人同時(shí)出現(xiàn)才能取得某些資產(chǎn)，定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，以及雇用保安和利用閉路電視攝像頭。

　　(五)授權(quán)和批準(zhǔn)

　　某些控制活動(dòng)可提供其他控制活動(dòng)運(yùn)作正?；蛐枰峁┲改弦愿纳七@些控制活動(dòng)的運(yùn)作等信息。例如，被授權(quán)的雇員可能開展了達(dá)到某項(xiàng)限制的交易，并且須為超出規(guī)定限制的交易取得批準(zhǔn)。批準(zhǔn)上述超出規(guī)定限制的交易時(shí)，上級必須在核實(shí)該活動(dòng)符合政策及程序的基礎(chǔ)上，才能予以批準(zhǔn)。就此來說，上級批準(zhǔn)亦可作為一種監(jiān)控工具，來確保政策得以遵守。由于這些控制旨在控制不希望出現(xiàn)的事件，因此，可視之為預(yù)防性控制。預(yù)防性控制的主要目的是防止錯(cuò)誤的發(fā)生。

　　一般而言，為了幫助確?？刂苹顒?dòng)發(fā)揮最大效果，在上級批準(zhǔn)及授權(quán)時(shí)應(yīng)提供書面指南、權(quán)力限制及支持性文件。另外，上級領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)肅地履行批準(zhǔn)職能是非常重要的。這要求他們能夠積極核查文件，對異常事項(xiàng)進(jìn)行詢問，以及提醒自己不在空白表格上簽字。

　　(六)計(jì)算和會(huì)計(jì)

　　此類控制要求在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中正確地記錄交易。依靠會(huì)計(jì)記錄能夠追蹤每項(xiàng)交易，核對計(jì)算。比如，在向客戶發(fā)貨或批準(zhǔn)支付前仔細(xì)檢查發(fā)票上的數(shù)字，確保數(shù)字是正確的。

　　(七)人員控制

　　此類控制適用于選擇和培訓(xùn)雇員，以確保為企業(yè)的職位指定了恰當(dāng)?shù)娜藛T，但個(gè)人必須具備適當(dāng)?shù)乃刭|(zhì)、經(jīng)驗(yàn)和所需的資質(zhì)。企業(yè)要向個(gè)人提供適當(dāng)?shù)娜碎T培訓(xùn)，以確保他們能有效地完成任務(wù)。

　　(八)監(jiān)督和管理控制

　　監(jiān)督是指承擔(dān)責(zé)任的某人對其他人員工作的管理。監(jiān)督控制有助于確保個(gè)人按照要求恰當(dāng)?shù)赝瓿扇蝿?wù)。

　　管理控制是由管理層根據(jù)其獲取的信息執(zhí)行的控制。董事會(huì)或高級管理層可能要求提供關(guān)于企業(yè)目標(biāo)所實(shí)現(xiàn)的成果的報(bào)告。那么，在部門層面上，管理層應(yīng)接受對業(yè)績進(jìn)行復(fù)核或標(biāo)明特殊情況的報(bào)告。部門進(jìn)行復(fù)核的頻率應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于高層進(jìn)行復(fù)核的頻率。

　　四、信息與溝通

　　為了控制風(fēng)險(xiǎn)，有必要設(shè)立一個(gè)完善的溝通程序，以獲取必要的信息，并向需要該信息的所有人員提供?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)各類程序涉及的所有人員的責(zé)任，因此，已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的信息以及控制這些風(fēng)險(xiǎn)的方法，必須向每個(gè)相關(guān)人員傳達(dá)。溝通系統(tǒng)的重要意義在于，溝通能夠在企業(yè)以全方位的方式展開，以減少出現(xiàn)誤解的可能。企業(yè)的較低層級應(yīng)識(shí)別問題，如果這些信息未提供給那些負(fù)責(zé)采取糾正措施的人員，那么，管理者將無法及時(shí)收到所需信息。

　　信息與溝通是指在人員能夠履行責(zé)任的方式及時(shí)間范圍內(nèi)，識(shí)別、取得和報(bào)告經(jīng)營、財(cái)務(wù)及法律遵守的相關(guān)報(bào)考的有效的程序和系統(tǒng)。這包括最高層將與控制有關(guān)的事宜的重要性及個(gè)人擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧蛳录墏鬟_(dá)、向上級匯報(bào)重要信息的渠道以及與外部利益相關(guān)者保持有效溝通。

　　(一)信息

　　有關(guān)信息必須以適當(dāng)?shù)姆绞剑谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)限內(nèi)加以識(shí)別、收集和傳達(dá)，以使人們能作出決策及采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)。信息系統(tǒng)提供運(yùn)營、財(cái)務(wù)及合規(guī)的相關(guān)信息(包括內(nèi)部產(chǎn)生及外部提供的信息)，這些信息有助于運(yùn)作和控制業(yè)務(wù)，也是作出精明的決策以及對外報(bào)告所必需的。

　　當(dāng)面對重大的行業(yè)變動(dòng)時(shí)，特別是富于創(chuàng)新精神及快速流轉(zhuǎn)的行業(yè)，上述系統(tǒng)必須能夠配合支持新的企業(yè)目標(biāo)的需要。信息系統(tǒng)可以是正式的或非正式的。后者包括與客戶、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及雇員進(jìn)行商討，這可為識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)及商機(jī)提供有用的信息。出席商務(wù)講座和加入貿(mào)易、專業(yè)及其他團(tuán)體成為會(huì)員，也可提供相關(guān)資料。

　　系統(tǒng)產(chǎn)生的信息的質(zhì)量會(huì)影響管理層作出適當(dāng)決策的能力。報(bào)告中載有足夠的數(shù)據(jù)以支持有效的控制是至關(guān)重要的，而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)針對這一方面。就信息質(zhì)量而言，必須能夠答復(fù)諸如內(nèi)容、時(shí)限、更新程度、準(zhǔn)確性、可靠性和可用性等方面的問題。

　　(二)溝通

　　有效的溝通必須在企業(yè)內(nèi)以全方位方式進(jìn)行。高級管理層應(yīng)向雇員傳達(dá)清晰的信息，使其明白必須認(rèn)真履行控制責(zé)任。他們必須明白自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，以及個(gè)人活動(dòng)如何眼其他人的活動(dòng)有所關(guān)聯(lián)。他們還必須有把重要報(bào)考向上級匯報(bào)的方法，這需要公司建立公開的溝通渠道，上級人員應(yīng)樂于傾聽。一個(gè)讓雇員懼怕因上報(bào)有關(guān)信息而遭到報(bào)復(fù)的環(huán)境，將與目標(biāo)相背離。

　　雇員必須被告知，每當(dāng)有超出預(yù)期的事情發(fā)生，不僅要注意事件本身，還要注意確定事件發(fā)生的時(shí)間。他們必須知道他們自身的活動(dòng)是如何與其他人的工作關(guān)聯(lián)的，以及什么行為是被期望的或可接受的，什么行為是不會(huì)被接受的。

　　管理層與董事會(huì)及董事會(huì)下轄的委員會(huì)之間的溝通尤為重要。管理層必須就企業(yè)的業(yè)績、發(fā)展、重大風(fēng)險(xiǎn)、主要舉措及其他有關(guān)事項(xiàng)不斷地向董事會(huì)提供最新消息。董事會(huì)則應(yīng)向管理層明確表示其需要何種資料，并應(yīng)為管理層提供指示和反饋。此外，企業(yè)還需與外界各方(比如股東、客戶、供應(yīng)商和監(jiān)管機(jī)構(gòu))保持有效溝通?？蛻艉凸?yīng)商可在產(chǎn)品或服務(wù)的設(shè)計(jì)與質(zhì)量方面提供非常有用的意見;與諸如外聘審計(jì)師和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的外界各方進(jìn)行溝通，能對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)作情況提供非常寶貴的意見;與股東及財(cái)務(wù)分析師進(jìn)行坦誠的溝通，能提供他們所需要的信息。

　　總的來說，有效的信息與溝通系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn):能夠生成企業(yè)經(jīng)營所需的、關(guān)于財(cái)務(wù)、運(yùn)營及法規(guī)遵守的報(bào)告，幫助作出精明的商業(yè)決策，以及對外發(fā)布可靠的報(bào)告。信息與溝通系統(tǒng)能使得雇員獲得信息，且交流他們?yōu)閷?shí)施、管理及控制運(yùn)轉(zhuǎn)情況所需的信息;能識(shí)別和傳達(dá)相關(guān)信息，并且是以一種人員能夠有效履行他們的職責(zé)的方式進(jìn)行;使溝通在企業(yè)以全方位方式進(jìn)行。此外，信息與溝通系統(tǒng)確立了與外部各方的有效溝通方式。作為信息與溝通系統(tǒng)的一部分，告知所有雇員應(yīng)認(rèn)真履行控制責(zé)任是很重要的。每個(gè)雇員應(yīng)理解其在內(nèi)部控制系統(tǒng)中的角色，以及他們的個(gè)人活動(dòng)如何與其他人的活動(dòng)相關(guān)聯(lián)。雇員還需了解，在履行職責(zé)的過程中發(fā)現(xiàn)問題，他們有責(zé)任報(bào)告。

　　有關(guān)雇員應(yīng)當(dāng)遵循的政策及程序的信息，應(yīng)在公司內(nèi)從上至下得以傳達(dá)。關(guān)于日?；顒?dòng)的信息，應(yīng)從公司內(nèi)準(zhǔn)備這些信息的雇員流向需要這些信息的雇員。關(guān)于日?；顒?dòng)中發(fā)現(xiàn)的問題的信息，需要向公司上層流動(dòng)，直至能夠采取糾正措施的人員。