二、信息的層次
企業(yè)需要不同類型的信息系統(tǒng)來為一定范圍內(nèi)的不同職能領域提供不同層次的信息。大企業(yè)需要一個覆蓋面很廣的系統(tǒng)來分析信息。戰(zhàn)略規(guī)劃、管理控制和運營控制等信息層級就類似于決策的層次結(jié)構(gòu)。
(一)戰(zhàn)略規(guī)劃
戰(zhàn)略規(guī)劃來源于信息系統(tǒng)，與企業(yè)的長期發(fā)展方向相關。高層管理人員有責任考慮各種影響其戰(zhàn)略規(guī)劃的因素，包括明確企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)、確定信息技術(shù)解決方案，以及為確認和獲取所需資源而設計行動計劃。在制定為期3-5年的戰(zhàn)略規(guī)劃時，企業(yè)必須確保戰(zhàn)略規(guī)劃與企業(yè)的總體目標相一致。這些系統(tǒng)所提供的信息包括總體盈利能力、不同業(yè)務單位的盈利能力、未來市場前景、籌備新資金的可能性和成本以及總現(xiàn)金需求。這些系統(tǒng)的主要功能是確保為高層管理人員及時提供戰(zhàn)略規(guī)劃所需的各種相關信息。
(二)管理控制
管理控制系統(tǒng)能夠幫助中層管理人員進行監(jiān)督和控制。管理控制系統(tǒng)產(chǎn)生的信息包括生產(chǎn)效率、預算控制或方差分析報告、特定部門的預測和工作結(jié)果，以及短期的采購需求。管理控制系統(tǒng)檢測一切是否順利。
(三)運營控制。
運營系統(tǒng)針對運營常規(guī)問題進行控制，并對交易進行處理和追蹤。這些信息能夠幫助運營管理人員追蹤特定的日常經(jīng)營活動和交易。
三、信息的質(zhì)量
為了提高信息的用途和價值，我們必須關注信息的質(zhì)量。高質(zhì)量信息的關鍵要素具有以下特征:
1.完整性。信息必須包含所有應包括的內(nèi)容，例如，相關可作比較的外部數(shù)據(jù)或不同時期的可比較信息。
2.準確性。應該對數(shù)據(jù)進行合計，四舍五入的程度應該是適當?shù)?，不得有打字錯誤，各個項目應該按適當類別劃分，應該指明與不確定信息相關的假設。
3.相關性。應該刪除作決策時無需考慮的信息，無論其是多么"有趣"。只有對決策有幫助的信息才應保留，以便使用者更容易地作出有效的定案。
4.針對使用者的需要。應當始終記住使用者的需要，例如，高級經(jīng)理需要的可能是摘要，而初級管理者需要的可能是詳情。
5.權(quán)威性。信息來源必須是可靠的。
6.及時性。在需要時，可及時獲得信息。
7.易于使用。信息應該明確清晰，不會過分冗長，而且發(fā)送時采用了正確的媒介和交流渠道，減少信息在發(fā)送過程中的遺失。
8.成本效益。獲得該信息的成本應該不超過可從該信息中獲得的益處。信息提供者應提供有效的信息收集和分析方法去處理信息，并以簡單易懂的方式表達信息，使用者們無需費時來琢磨信息的含義。
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