2018年初級經(jīng)濟(jì)師人力資源考點(diǎn)：第五章 工作分析
第二節(jié) 工作分析的實施流程
一、確定工作分析的目的
工作分析的目的是指工作分析收集信息的用途，它決定了在調(diào)查、分析過程中需要收集的信息側(cè)重點(diǎn)、收集信息的方法、形成的工作分析結(jié)果以及結(jié)果的用途等。 因此，實施工作分析，應(yīng)當(dāng)首先建立目標(biāo)導(dǎo)向的工作分析系統(tǒng)。所謂“工作分析的目標(biāo)導(dǎo)向”，是指明確規(guī)定工作分析的具體目標(biāo)和工作分析成果的具體用途，以此 作為構(gòu)建整個工作分析系統(tǒng)的依據(jù)。
根據(jù)工作分析目前在國內(nèi)企業(yè)管理實踐中的主要用途，可以將工作分析的不同目標(biāo)導(dǎo)向收集信息的類型以及信息 收集的成果總結(jié)為:以組織結(jié)構(gòu)和職位設(shè)置優(yōu)化為目的的工作分析，這類工作分析側(cè)重收集工作目的、職責(zé)、權(quán)限、工作流程以及該職位在流程中的作用等方面的信 息，目的是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)存的問題，進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、理順企業(yè)流程以及對工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確界定。如果工作分析的目的是為設(shè)計一套科學(xué)合理的招聘和 甄選系統(tǒng)，那么就需要收集詳細(xì)的職責(zé)信息，確定甄選標(biāo)準(zhǔn)，建立勝任特征模型，明確任職資格。如果工作分析的目的是為培訓(xùn)開發(fā)提供基礎(chǔ)和依據(jù)，那么在實施工 作分析時，需要界定任職資格中可以培訓(xùn)的部分、分析工作中常出現(xiàn)的錯誤以及工作難點(diǎn)，需要收集的信息類型包括工作職責(zé)、工作難點(diǎn)、關(guān)鍵工作行為以及任職資 格，最終通過工作分析，確定培訓(xùn)需求和培訓(xùn)的難點(diǎn)與重點(diǎn)。如果以績效考核為目標(biāo)，則需要收集有關(guān)各項職責(zé)與任務(wù)的重要程度、過失損害的信息，對工作職責(zé)以 及責(zé)任細(xì)分進(jìn)行界定，為考核指標(biāo)的提取以及權(quán)重的確定提供前提。如果工作分析的目標(biāo)導(dǎo)向是薪酬管理，那么需要關(guān)注如下信息:工作在企業(yè)中的地位、對企業(yè)戰(zhàn) 略的貢獻(xiàn)、工作所需知識技能與能力水平、工作職責(zé)、任務(wù)的復(fù)雜性與難度、工作環(huán)境條件以及工作負(fù)荷與強(qiáng)度的大小等與工作評價要素相關(guān)的信息。
所以，實施工作分析首先要明確工作分析的目的，根據(jù)工作分析的目的制訂工作分析計劃中的各項內(nèi)容，包括:工作分析實施主體、工作分析信息收集的方法、收集信息的類型、具體實施的時間計劃、工作分析的結(jié)果及其應(yīng)用途徑、所需費(fèi)用等。
二、調(diào)查工作相關(guān)的背景信息
在確定了工作分析的實施目的之后，可以通過調(diào)查企業(yè)內(nèi)部資料和外部資料來掌握與工作相關(guān)的背景信息，為工作相關(guān)信息的收集、分析整理以及結(jié)果的形成奠定基礎(chǔ)。
(一)企業(yè)內(nèi)部信息
通過調(diào)查企業(yè)內(nèi)部資料，可以獲得與工作相關(guān)的背景信息。這些內(nèi)部資料包括:企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)文化、各項制度和政策、組織機(jī)構(gòu)圖、作業(yè)流程說明、ISO質(zhì)量文件、各部門職能職責(zé)分工、職位配置圖、職位辦事細(xì)則、勞動合同以及原有的對部門/職位的職責(zé)界定等。
有效地利用這些背景資料，不僅有利于工作分析人員對企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行較為快速、全面的了解，還可以在很大程度上降低工作信息收集的難度和工作量。在上述企業(yè) 內(nèi)部資料中，組織機(jī)構(gòu)圖、工作流程圖、職位配置圖以及企業(yè)原有的對部門/職位的職責(zé)界定等一些文件資料非常有助于工作分析人員對工作背景信息的掌握。下面 具體介紹這些資料的內(nèi)容及作用。
1.組織結(jié)構(gòu)圖
組織結(jié)構(gòu)圖可以幫助工作分析人員清晰、直觀地了解現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)的部門及職位設(shè)置情況，從而對具體部門/職位在企業(yè)內(nèi)部的位置以及部門/職位之間的相互關(guān)系有更透徹的理解。
2.工作流程圖
工作流程圖可以提供比組織結(jié)構(gòu)圖更詳細(xì)的工作信息，有助于工作分析人員明確在現(xiàn)有條件下企業(yè)中的工作輸入與輸出關(guān)系，對流程優(yōu)化和調(diào)整非常重要。
3.職位配置圖
職位配置圖能夠清晰地反映企業(yè)中現(xiàn)有工作的人員配置情況，有助于工作分析人員更好地對諸如一人多崗和一崗多人等問題進(jìn)行判斷和處理。
4.企業(yè)原有的對部門/職位的職責(zé)界定
企業(yè)原有的對部門/職位的工作職責(zé)界定，是理解現(xiàn)有工作任務(wù)和工作職責(zé)的向?qū)А５菓?yīng)該注意要謹(jǐn)慎地、批判性地接受這些信息，因為其可能不能夠全面或準(zhǔn)確地反映職位的現(xiàn)實狀況。
(二)企業(yè)外部信息
單純局限于企業(yè)內(nèi)部信息是無法對企業(yè)進(jìn)行合理、有效的工作分析的，因此在工作分析時還要盡量收集相關(guān)外部信息，這樣才能對工作有更深入的理解。
1.行業(yè)內(nèi)或?qū)I(yè)領(lǐng)域內(nèi)的相關(guān)政策規(guī)定
包括:國家的法律法規(guī)、行業(yè)內(nèi)的政策、職業(yè)資格準(zhǔn)入制度。
2.其他企業(yè)相似工作信息
通過同行業(yè)單位網(wǎng)站、有關(guān)招聘的門戶網(wǎng)站等途徑搜集其他企業(yè)相似職業(yè)的職位說明書等信息。
3.國內(nèi)外職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或工作規(guī)范
(1)《中華人民共和國職業(yè)分類大典》和相關(guān)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
(2)國際勞工局制定的《國際標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)分類》;
(3)其他國家的職業(yè)名稱辭典。如美國((職位名稱詞典》(DOT),《加拿大職業(yè)分類詞典》等。
三、運(yùn)用工作分析技術(shù)收集工作相關(guān)信息
工作分析的方法技術(shù)應(yīng)當(dāng)與工作分析的實施目的、被分析職位的性質(zhì)和特點(diǎn)相適應(yīng)。所以，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、職位的性質(zhì)以及工作分析的目的來選擇適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治龇椒ā?/p>
常用的工作分析方法包括:訪談法、觀察法、工作實踐法、問卷法、工作日志法、文獻(xiàn)分析法
以及主題專家會議法等。各種方法的特點(diǎn)不同，因此其適用范圍也不同，見表5-1
另外，各種工作分析方法都具有各自的優(yōu)勢和局限性，所以在選擇工作分析方法之前，需要系統(tǒng)性地掌握常用工作分析方法的特點(diǎn)。
在確定了適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治龇椒ㄖ?，需要選擇企業(yè)中的典型職位.并運(yùn)用這些技術(shù)首先對典型職位進(jìn)行分析，收集這些工作的工作活動、職責(zé)、工作聯(lián)系、工作環(huán) 境和任職資格要求等的信息，對被分析職位進(jìn)行全方面的了解。這些信息的真實性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系}I,工作分析的效果。所謂典型職位，是指一系列數(shù)日眾多、 特征相似的職位中最具代表性的一個職位。通過對典型職位進(jìn)行分析，可以在一定程度上實現(xiàn)對所有職位的把握，同時實現(xiàn)節(jié)約成本的目的、選擇典型職位應(yīng)該考慮 如下要素:職位的代表性;職位的關(guān)鍵程度;職位內(nèi)容的變化頻率和程度;職位任職者的績效。
四、整理和分析工作相關(guān)信息
在工作分析信息收集完成之后，需要對工作信息進(jìn)行核對與分類，甄選出有用的信息，并對它們進(jìn)行分析、綜合與歸納。
1.整理工作信息
在工作分析信息收集完成后，工作分析人員首先需要對工作信息進(jìn)行核對、辨別真?zhèn)?。工作分析人員要將獲得的信息送交職位的任職者和直接主管進(jìn)行審查確認(rèn)。 信息核對的過程有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整。核對信息完成之后需要對信息進(jìn)行歸類.甄選出與工作分析密切相關(guān)的信息。
2.分析工作信息
分析工作信息可以按照如下步驟進(jìn)行:
首先。按照工作流程或者不同工作之間邏輯上的一致性將整個工作團(tuán)隊乃至部門、企業(yè)的全部工作信息進(jìn)行梳理，得到部門的工作任務(wù)清單，并在得到企業(yè)內(nèi)部確 認(rèn)的情況下，進(jìn)一步分析部門間的權(quán)限關(guān)系，確認(rèn)部門工作任務(wù)及權(quán)限分配。然后，針對部門內(nèi)的每一職位，確認(rèn)其工作任務(wù)清單，并根據(jù)工作任務(wù)的時間消耗(即 該項工作占總作業(yè)時間的比例)和工作任務(wù)的相對重要程度(即發(fā)生問題對工作的影響程度和影響的持久性程度)判斷任務(wù)清單中的關(guān)鍵工作任務(wù)(即對工作績效影 響大的工作任務(wù))。最后，針對關(guān)鍵工作任務(wù)進(jìn)行分析，確認(rèn)該工作的任職資格條件。
五、形成工作分析結(jié)果
工作分析的結(jié)果之一就是職位說明書，它包括工作描述和工作規(guī)范兩部分。工作描述是對有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作權(quán)限、工作環(huán)境等工作自身特性等方面的書面描述。工作規(guī)范描述了工作對人的知識、技能、能力、品格、教育背景和工作經(jīng)歷等方面的要求。
職位說明書只是工作分析結(jié)果的一部分，根據(jù)工作分析的目的不同，還可能需要編寫工作分類和勝任特征模型等文件。
六、核對與應(yīng)用工作分析結(jié)果
工作分析結(jié)果形成之后，要與工作相關(guān)人員通過會議討論、書面交流等方式核對工作分析結(jié)果，目的是征詢工作相關(guān)人員對工作分析結(jié)果的意見和建議，檢查工作分析結(jié)果中是否出現(xiàn)職責(zé)重疊、職責(zé)錯位和職責(zé)空缺、術(shù)語表達(dá)不規(guī)范等問題，發(fā)現(xiàn)問題之后及時修改完善。
工作分析結(jié)果確定之后，需要相關(guān)人員(包括工作任職者、直接上級、人力資源部門經(jīng)理等)簽字確認(rèn)。并根據(jù)工作分析的目的，將工作分析結(jié)果運(yùn)用到企業(yè)管理中。
這里需要注意的是，職位說明書等文件的管理和使用是一個動態(tài)的過程，隨著企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、企業(yè)結(jié)構(gòu)變化、技術(shù)變革、工作性質(zhì)和內(nèi)容變化等等，工作分析的結(jié) 果性文件也要隨之做出相應(yīng)的調(diào)整。若要對工作分析成果文件實現(xiàn)動態(tài)的管理。需要工作分析主管人員建立暢通的工作信息反饋渠道，不斷地調(diào)整與完善工作分析成 果文件。
