2018年初級經(jīng)濟師人力資源考點：第五章 工作分析
第四節(jié) 職位說明書
一、職位說明書的概念
工作分析的成果文件之一是職位說明書，它又稱崗位說明書或者工作說明書，它是以標準的格式對職位的工作及任職者的資格條件進行規(guī)范化描述的文件。
二、職位說明書的內(nèi)容
職位說明書包括兩個部分，即工作描述和工作規(guī)范(又稱為任職資格)。其中，工作描述是主要涉及工作執(zhí)行者實際在做什么、如何做以及在什么條件下做的一種 書面文件;而工作規(guī)范說明工作執(zhí)行者為了圓滿完成工作所必須具備的知識、能力、技術(shù)以及其他要求。這兩部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內(nèi)在邏輯形成一 個完整的系統(tǒng)。
(一)工作描述
工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。工作描述，區(qū)分于工作規(guī)范，它是對有關(guān)工作職責、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進行的書面描述。
工作描述包含如下內(nèi)容:
(1)工作標識，它是關(guān)于職位的基本信息，包括職位基本信息(如工作名稱、職位代碼等)和工作分析基本信息(職位說明書的有效期、批準人等)。
(2)工作摘要，它是對工作內(nèi)容的簡單概括，通常用簡潔、明確的一句話表述該職位的工作內(nèi)容和存在的價值，包括該職位的主要職責、范圍和設立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質(zhì)、中心任務和工作目標，理解該職位的特點并與其他職位相區(qū)分。
(3)工作職責，是指該職位通過一系列什么樣的活動來實現(xiàn)企業(yè)的目標，并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級分配任務的質(zhì)量和數(shù)量、與企業(yè)內(nèi)外人員的關(guān)系、對于經(jīng)營記錄和利潤等的責任、與上級和下級的權(quán)責關(guān)系、所要使用的設備與機器。
(4)工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工作目標與工作職責，企業(yè)賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。編寫工作權(quán)限是為了對職責的履行進行清楚的界定，這有利于明確職責邊界，防止在工作中產(chǎn)生相互推誘的現(xiàn)象。
(5)績效標準，是在明確界定工作職責的基礎上，對如何衡量每項職責完成情況的規(guī)定。常見的指標包括:銷售額、市場占有率、工作完成的及時性、設備利用率、事故率、客戶投訴率等等。
(6)工作關(guān)系，包含兩部分內(nèi)容:第一部分是該職位在企業(yè)中的位置，用企業(yè)結(jié)構(gòu)圖來反映;第二部分是該職位任職者在工作過程中與企業(yè)內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系，包括聯(lián)系的對象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次。
(7)工作環(huán)境條件，工作環(huán)境界定的是經(jīng)常性工作場所的自然環(huán)境、安全環(huán)境(工作危險性)和社會環(huán)境。此外，工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點給任職者帶來的工作壓力，主要包括:工作時間的波動性、出差時間的百分比、工作負荷的大小等。
(二)工作規(guī)范
工作規(guī)范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經(jīng)驗、培訓、知識、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。當它作為招聘甄選 的依據(jù)時，也可以視為任職要求或者雇傭標準。區(qū)別于工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范，工作規(guī)范是對人的要求。
工作規(guī)范包括如下內(nèi)容:
(1)教育程度要求，主要包含學歷要求和專業(yè)要求兩個方面的內(nèi)容。學歷要求是指勝任該職位所需要的最低學歷;專業(yè)要求是指任職者需要具備什么樣的專業(yè)才能承擔該職位工作。
(2)資格證書要求，是指國家或行業(yè)規(guī)定的任職者必須持有的資格證書。
(3)工作經(jīng)驗要求，是指該工作的任職者需要具備什么樣的經(jīng)驗?？梢詮娜齻€方面來描述，即社會工作經(jīng)驗、專業(yè)工作經(jīng)驗和管理工作經(jīng)驗。
(4)培訓要求，一般包括每年需要的工作培訓(在崗培訓、脫崗培訓或者自我培訓)時間、培訓的內(nèi)容以及培訓方式。
(5)知識要求，工作對任職者的知識要求可以分四個層級來描述:與工作相關(guān)的基礎理論知識、專業(yè)知識、企業(yè)知識、相關(guān)的政策法律知識及其他。
(6)工作技能要求，是指對與工作相關(guān)的工具、技術(shù)和方法的運用。
(7)心理品質(zhì)要求，是根據(jù)職位的性質(zhì)和特點，對員工心理素質(zhì)及其發(fā)展程度的要求所進行的綜合分析。
三、職位說明書編寫注意事項
在編寫工作描述時，應該注意以下幾點:
(1)明確職權(quán)范圍;
(2)描述職責時，語言應盡量具體、簡明、避免歧義。
在編寫工作規(guī)范時，應該注意以下幾點:
(1)應該制定職位標準去規(guī)范任職者，而不是讓職位適應任職者;
(2)用語要符合法律條文，嚴禁種族、宗教、性別、年齡、身體殘疾等方面的歧視;
(3)切記工作規(guī)范是對任職者的要求，而非對現(xiàn)有職位人員的要求;
(4)一般所列出的任職資格是履行工作職責的最低要求。
除此之外，在編寫好職位說明書之后，還應該及時與相關(guān)職位的工作人員以及上下級溝通，核對內(nèi)容并進行修訂。在應用的過程中應該遵循動態(tài)原則，根據(jù)實際情況的變化而不斷對職位說明書進行調(diào)整與修訂，始終保證其時效性。
