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模塊五　基本能力

——Excel電子表格

一、Excel的常用術(shù)語(yǔ)

(1)工作簿

工作簿是指用來(lái)保存表格數(shù)據(jù)的Excel文件，Excel工作簿文件的擴(kuò)展名為.xlsx。

(2)工作表

工作表是一個(gè)由行和列構(gòu)成的二維表格，是工作簿中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)編輯區(qū)域。每個(gè)工作簿可以包含若干個(gè)工作表。默認(rèn)情況下，一個(gè)新建的工作簿包含三個(gè)工作表，名稱分別是Sheetl、Sheet2和Sheet3。用戶可以在工作表標(biāo)簽處通過(guò)右鍵快捷菜單添加或者刪除工作表。

(3)行和列

默認(rèn)情況下，行號(hào)用數(shù)字表示，列號(hào)用字母表示。

(4)單元格

行和列的交點(diǎn)是一個(gè)單元格，可以輸入文本、數(shù)值、公式等內(nèi)容。Excel的各種數(shù)據(jù)都是輸入到某個(gè)單元格中。每個(gè)單元格都有一個(gè)唯一的名稱，由所在列的列號(hào)和所在行的行號(hào)組成，如Al(列號(hào)為A，行號(hào)為l)。用戶當(dāng)前正在編輯的單元格稱為當(dāng)前單元格，也稱為活動(dòng)單元格。多個(gè)相鄰單元格形成矩形區(qū)域.如A2：D6。

二、Excel工作界面

Excel的界面與Word相似.包括快速訪問(wèn)工具欄、標(biāo)題欄、功能區(qū)、編輯欄、工作表區(qū)、狀態(tài)欄等部分。

1.功能區(qū)

功能區(qū)包括“開(kāi)始”“插入”“頁(yè)面布局”“公式”“數(shù)據(jù)”“審閱”“視圖”等選項(xiàng)卡。

(1).‘開(kāi)始”選項(xiàng)卡

“開(kāi)始”選項(xiàng)卡包括“剪貼板、“字體”“對(duì)齊方式”“數(shù)字”“樣式”“單元格”和“編輯”等，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單元格中的內(nèi)容的字體格式和數(shù)字格式的設(shè)置，單元格的編輯和格式設(shè)置，以及剪切、復(fù)制、粘貼、查找和替換等操作。

(2)“插入”選項(xiàng)卡

“插入”選項(xiàng)卡包含“表”“插圖”“圖表”“鏈接”“文本”“特殊符號(hào)”等，可以實(shí)現(xiàn)向工作表中插入表格、圖片、圖形、圖表、文本框、頁(yè)眉頁(yè)腳、特殊符號(hào)等對(duì)象。

(3)“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡

“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡包含有“主題”“頁(yè)面設(shè)置”“調(diào)整為合適大小”“工作表選項(xiàng)”“排列”等.可以實(shí)現(xiàn)為工作表設(shè)置主題，以及頁(yè)邊距、紙張方向、紙張大小、打印區(qū)域等設(shè)置。

(4)“公式”選項(xiàng)卡

“公式”選項(xiàng)卡包含有“函數(shù)庫(kù)”“定義的名稱”“公式審核”“計(jì)算”等.可以實(shí)現(xiàn)公式中插入各種類型的函數(shù)，并能對(duì)公式進(jìn)行管理。

(5)“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡

“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡包含“獲取外部數(shù)據(jù)”“連接”“排序和篩選”“數(shù)據(jù)工具”“分級(jí)顯示’’等，可以實(shí)現(xiàn)向Excel表格中導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)，設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的有效連接，對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和分類匯總等操作。

(6)“審閱”選項(xiàng)卡

“審閱”選項(xiàng)卡包含“校對(duì)”“中文繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換”“批注”“更改”等，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作表中的內(nèi)容進(jìn)行拼寫檢查、為單元格創(chuàng)建批注、對(duì)工作表和工作簿設(shè)置保護(hù)等操作。

(7)“視圖”選項(xiàng)卡

包含“工作簿視圖”“顯示/隱藏”“顯示比例”“窗口”和“宏”等，可實(shí)現(xiàn)視圖的切換，網(wǎng)格線、編輯欄、標(biāo)題等的顯示或隱藏，顯示比例的調(diào)整，窗口的凍結(jié)、重排、拆分、隱藏等操作。

2.編輯欄

編輯欄位于功能區(qū)的下方，用戶可以在其中輸入、編輯和查看單元格中的數(shù)據(jù)，其構(gòu)成包括：

名稱框：顯示當(dāng)前正在編輯的單元格名稱，也可以在其中輸入單元格名稱來(lái)選定單元格或單元格區(qū)域。插入函數(shù)按鈕：?jiǎn)螕魪棾龅摹安迦牒瘮?shù)”對(duì)話框，用于向單元格中輸入函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)特定的數(shù)據(jù)處理。

三、Excel的基本操作

1.單元格的操作

(1)單元格的選擇

選定整個(gè)表格：?jiǎn)螕粜泻土薪粎R點(diǎn)左上角的空格。

選定行、列：通過(guò)單擊行號(hào)或列號(hào)選定單行或單列。按住鼠標(biāo)左鍵在行號(hào)或列號(hào)上拖動(dòng)，選中連續(xù)的多行或多列。

改變行列的大?。涸诟餍谢蚋髁械姆纸缇€上鼠標(biāo)變成雙向箭頭，按住左鍵拖動(dòng)可改變大小。設(shè)置固定的行高或列寬，點(diǎn)擊格式_行或列+行高或列寬，輸入數(shù)值。如果要統(tǒng)一改變多行或多列的大小，可選中這些行或列.改變其中一行或列的大小.那么其他行或列也會(huì)變成一樣。

選定不連續(xù)的區(qū)域：按住Ctrl鍵選定不連續(xù)的區(qū)域。按住Shift鍵可選定連續(xù)的區(qū)域。

合并單元格：首先選定要合并的多個(gè)單元格。單擊對(duì)齊方式中的合并按鈕。如果合并錯(cuò)了再點(diǎn)擊“取消單元格合并”。

(2)插入與刪除

插入單元格：右擊要插入單元格的位置，選擇插入，“活動(dòng)單元格右移”將選定的區(qū)域向右移動(dòng)，“活動(dòng)單元格下移”將選定的區(qū)域向下移動(dòng)?！罢小睂⑦x定區(qū)域所在的行全部向下移動(dòng)?！罢小睂⑦x定區(qū)域所在的列全部向右移動(dòng)。

插入行或列：右鍵單擊要插入行或列的行號(hào)或列號(hào)，選擇插入一行或列。刪除單元格中的內(nèi)容：選定一個(gè)和多個(gè)單元格，按Delete鍵，只清除數(shù)據(jù)。

最小值函數(shù)“MIN(Numberl，Number2……)”：求出一組數(shù)中的最小值。其中，Numberl、Number2……代表需要求最小值的數(shù)值或引用單元格(區(qū)域)，參數(shù)不超過(guò)30個(gè)。

絕對(duì)值函數(shù)“ABS(Number)”：求出相應(yīng)數(shù)字的絕對(duì)值。其中，Number代表需要求絕對(duì)值的數(shù)值或引用的單元格。

3.數(shù)據(jù)處理

(1)數(shù)據(jù)排序

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序是在數(shù)據(jù)分析過(guò)程中不可缺少的操作步驟.排序就是按一定規(guī)則對(duì)表格進(jìn)行升序或降序的整理和排列，為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理做好準(zhǔn)備。

排序是指對(duì)單一字段按升序或降序排列.可利用工具欄的“升序排序”或“降序排序”按鈕.或單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“排序”命令。進(jìn)行排序。

當(dāng)排序的字段(主要關(guān)鍵字)有多個(gè)相同的值時(shí)，可根據(jù)另外一個(gè)字段(次要關(guān)鍵字)的內(nèi)容再排序。以此類推，可使用最多3個(gè)字段進(jìn)行復(fù)雜排序。利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令可實(shí)現(xiàn)復(fù)雜排序。其中，主要關(guān)鍵字不能為空。

(2)數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選只顯示數(shù)據(jù)清單中滿足條件的數(shù)據(jù)，不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)。但沒(méi)有被刪除。當(dāng)篩選條件被刪除時(shí)，隱藏的數(shù)據(jù)便恢復(fù)顯示。

(3)分類匯總

分類匯總就是對(duì)數(shù)據(jù)清單按某字段進(jìn)行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算。針對(duì)同一個(gè)分類字段，可進(jìn)行多種匯總。使用分類匯總之前，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序，并且要保證數(shù)據(jù)格式是清單格式、數(shù)據(jù)清單中不能有空列或者空行。

(4)圖表的建立

圖表可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)問(wèn)的某種相對(duì)關(guān)系.在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)問(wèn)的多少關(guān)系;用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系;用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表。

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