1 什么是職務(wù)說明書
2 職務(wù)說明書的組成
3 職務(wù)說明書的內(nèi)容
4 職務(wù)說明書的作用
5 職務(wù)說明書的寫作
什么是職務(wù)說明書
職務(wù)說明書是工作分析人員根據(jù)某項(xiàng)職務(wù)工作的物質(zhì)和環(huán)境特點(diǎn)，對(duì)工作人員必須具備的生理和心理需求進(jìn)行的詳細(xì)說明。它是職務(wù)分析的結(jié)果，是經(jīng)職務(wù)分析形成的書面文件。
職務(wù)說明書的組成
職務(wù)說明書由職務(wù)描述與職務(wù)規(guī)范兩部分組成。
1、職務(wù)描述
職務(wù)描述是經(jīng)過職務(wù)分析收集資料后產(chǎn)生的。職務(wù)描述是說明某一職務(wù)的職務(wù)性質(zhì)、責(zé)任權(quán)利關(guān)系、主體資格條件等內(nèi)容的書面文件。
2、職務(wù)規(guī)范
職務(wù)規(guī)范是任職者任用條件的具體說明，二者結(jié)合起來構(gòu)成了針對(duì)某一職務(wù)的完整、全面、詳細(xì)的職務(wù)說明。
編寫職務(wù)說明書就是編制職務(wù)描述和職務(wù)規(guī)范兩個(gè)書面文件。職務(wù)規(guī)范集中于對(duì)任職人員的分析，職務(wù)描述側(cè)重于反映工作定向分析
的結(jié)果，職務(wù)描述可用于設(shè)計(jì)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)形式，職務(wù)評(píng)價(jià)和建立報(bào)酬系統(tǒng)，能確定需要完成工作的教育和訓(xùn)練，為設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)恼衅?、選擇、訓(xùn)練和開發(fā)計(jì)劃提供依據(jù)。
職務(wù)說明書的內(nèi)容
職務(wù)說明書不存在標(biāo)準(zhǔn)格式，所以每個(gè)組織的職務(wù)說明和內(nèi)容都不相同，但是作為一般規(guī)律都應(yīng)說明所執(zhí)行的工作、職務(wù)的目的和范圍、員工為什么做工作、做什么工作及如何工作。
多數(shù)職務(wù)描述有三個(gè)主要部分：職務(wù)頭銜、職務(wù)確定和職務(wù)責(zé)任。職務(wù)說明書應(yīng)具備以下各項(xiàng)內(nèi)容：
1、職務(wù)的識(shí)別部分
這部分位于職務(wù)說明書的首部，有識(shí)別和確定某項(xiàng)職務(wù)的作用。主要內(nèi)容有職務(wù)頭銜、職務(wù)所在的部門、職務(wù)分析者及其向誰報(bào)告、最近修改職務(wù)說明書的時(shí)間和編號(hào)等等。其中職務(wù)名稱頭銜是其主要內(nèi)容。
職務(wù)頭銜是指對(duì)一組職位的稱呼，如軟件技術(shù)員、助理會(huì)計(jì)師等等。設(shè)定頭銜有幾個(gè)作用，第一頭銜名稱歸納職務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)，對(duì)職務(wù)提示出一個(gè)整體概念以及職務(wù)的責(zé)任，如銷售員名稱會(huì)暗示該職務(wù)有銷售特征和責(zé)任；第二它對(duì)員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務(wù)在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務(wù)與其他職務(wù)的關(guān)系、處于何種級(jí)別水平等，如助理工程師、初級(jí)工程師、高級(jí)工程師的頭銜可說明職務(wù)的不同等級(jí)。
2、功能部分
功能部分是描述職務(wù)應(yīng)完成的工作、任務(wù)和責(zé)任，說明工作活動(dòng)本身的特性和進(jìn)行工作的環(huán)境特性等等。這部分首先是確定組成職務(wù)的責(zé)任和任務(wù)。任務(wù)是指員工要完成的工作，或是制造產(chǎn)品或提供服務(wù)的行為。責(zé)任則是一系列主要任務(wù)的集合，職務(wù)的責(zé)任依據(jù)完成任務(wù)的花費(fèi)的時(shí)間和重要性依優(yōu)先次序排列。因此，有關(guān)職務(wù)責(zé)任說明通常按其重要的程度編寫。
此外這部分說明勞動(dòng)手段和工作環(huán)境。勞動(dòng)手段即工人用來執(zhí)行職務(wù)的具體活動(dòng)的機(jī)器、工具、設(shè)備和輔助裝置。工作環(huán)境是說明工作是處在何種環(huán)境狀態(tài)完成的，如在室內(nèi)外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。它是提供員工的工作環(huán)境方面的信息。
3、職務(wù)說明部分
這部分反映為取得成功的職務(wù)績(jī)效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務(wù)的員工應(yīng)該具備的經(jīng)驗(yàn)、教育和培訓(xùn)等條件和特殊的知識(shí)、能力和技能等。
表1 招聘助理的職務(wù)說明書
職務(wù)頭銜：招聘助理
部門：人力資源管理部
分析時(shí)間：
職務(wù)陳述：在員工招聘、選拔、測(cè)量、定向、轉(zhuǎn)移、員工人力資源檔案的保存領(lǐng)域，完成專業(yè)的人力資源工作。在完成指派工作中有義務(wù)執(zhí)行創(chuàng)造性的和獨(dú)立判斷。
基本職責(zé)：
1、制訂招聘計(jì)劃，交主管人員審核
2、準(zhǔn)備招聘文件和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請(qǐng)書和履歷表初步篩選申請(qǐng)人
4、準(zhǔn)備與安排面試
5、對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行背景調(diào)查等甄別工作
6、在招聘方面與地區(qū)經(jīng)理日常工作關(guān)系
7、評(píng)估招聘活動(dòng)
8、執(zhí)行由人力資源經(jīng)理安排的有關(guān)責(zé)任
職務(wù)說明
1、大?；虮究?，人力資源管理，企業(yè)行政或工業(yè)心理學(xué)；或在經(jīng)驗(yàn)、教育、和訓(xùn)練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識(shí)
3、書面和口頭的表達(dá)能力
4、獨(dú)立計(jì)劃和組織自己活動(dòng)的能力
5、人力資源計(jì)算機(jī)應(yīng)用的知識(shí)
職務(wù)說明書的作用
1、便于招聘和選擇員工,提供人力資源規(guī)劃、識(shí)別內(nèi)部勞動(dòng)力、提供公平就業(yè)機(jī)會(huì)和真實(shí)工作概覽。
2、便于發(fā)展和評(píng)價(jià)員工,明確工作培訓(xùn)和技能發(fā)展，新進(jìn)員工角色定位，職業(yè)生涯規(guī)劃甚至業(yè)績(jī)考核。
3、明確薪酬政策,崗位工資標(biāo)準(zhǔn)，公平報(bào)酬。
4、在工作和組織設(shè)計(jì)方面,明確了權(quán)責(zé)和工作關(guān)系以及工作流程。
職務(wù)說明書的寫作
職務(wù)說明書的寫作應(yīng)該使用簡(jiǎn)結(jié)的、直接的方法語言和結(jié)構(gòu)，充分反映出職務(wù)的特征。
在職務(wù)分析寫作過程中、應(yīng)注意工人做什么、如何做和為什么要做三個(gè)方面的問題。工人做什么，是以職務(wù)上所完成的體力活動(dòng)和智力活動(dòng)的有關(guān)說明來表示的；如何執(zhí)行勞動(dòng)活動(dòng)指的是執(zhí)行職務(wù)任務(wù)所采取的方法或程序，有體力活動(dòng)和腦力活動(dòng)兩種不同的程序；在考慮到職務(wù)的如何時(shí)，分析員應(yīng)涉及下列問題：
1、完成這項(xiàng)職務(wù)的所有任務(wù)，使用了什么、工具材料和設(shè)備？
2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設(shè)備、材料？如有，他們?nèi)绾喂ぷ鳎?BR> 3、完成這項(xiàng)職務(wù)的所有任務(wù)，采用了什么方法或過程？
4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務(wù)分析寫作中應(yīng)考慮材料的組織，句子內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及語言的選擇。
職務(wù)說明材料的組織，依賴于采用的職務(wù)分析方法和職務(wù)性質(zhì)。在多數(shù)職務(wù)說明材料的場(chǎng)合里，信息可按有關(guān)的主要職務(wù)部分來組織，或按職務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時(shí)，或按各種活動(dòng)判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動(dòng)上的時(shí)間多少來排列敘述性信息。在某些構(gòu)成的職務(wù)分析程序中，如包括一系列任務(wù)的任務(wù)清單，甚至可以按照這些任務(wù)所包含的各項(xiàng)“責(zé)任”組織。
用于職務(wù)說明中的句子的內(nèi)容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務(wù)的敘述材料時(shí)，分析員應(yīng)該小心地選擇語言，選定的詞應(yīng)當(dāng)要達(dá)到簡(jiǎn)潔的同時(shí)，盡量減少用詞含糊。有關(guān)單詞使用的確一般原則如下：
1、寧用簡(jiǎn)單的而不用牽強(qiáng)的單詞，限制使用不精確的的單詞。
2、寧用具體的而不用抽象的單詞。
3、寧用單純的而不用迂回的單詞。
4、寧用短的而不用長(zhǎng)的單詞。
5、有限制地使用形容詞。
6、只有讀者能了解時(shí)才使用有特別重要的技術(shù)術(shù)語，否則應(yīng)避免或給以說明。
7、員工培訓(xùn)方法分析
一、直接傳授培訓(xùn)法：主要正對(duì)員工的理論知識(shí)的前沿觀點(diǎn)進(jìn)行的培訓(xùn)。
1、講授法：a、灌輸式講授 b、啟發(fā)式講授c、畫龍點(diǎn)睛式講授
注：講課教師是培訓(xùn)成敗的關(guān)鍵，務(wù)必選好培訓(xùn)教師。
2、專題講座：適用于管理人員和專業(yè)技術(shù)人員了解技術(shù)發(fā)展方向和當(dāng)前熱點(diǎn)問題
3、研討法：a、以教師或受訓(xùn)者為中心的研討 b、以任務(wù)或過程為取向的研討
二、實(shí)踐型培訓(xùn)方法：主要以技能培訓(xùn)為主。
1、工作指導(dǎo)法：適用于基層生產(chǎn)工人，也適用于各級(jí)管理人員
2、工作輪換法：主要是為了夸大受訓(xùn)者對(duì)整個(gè)企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作的了解
3、特別任務(wù)法：制定特殊的任務(wù)讓部分員工去完成，常用于管理培訓(xùn)
4、個(gè)別指導(dǎo)法：即通常所說的師傅帶徒弟的方法
三、參與型培訓(xùn)方法：提高受訓(xùn)者的積極性，使培訓(xùn)者和受訓(xùn)者雙方在互動(dòng)中學(xué)習(xí)。
1、自學(xué)
2、案例研究法：雙向性交流的培訓(xùn)方式，對(duì)培訓(xùn)者和受訓(xùn)者的要求都比較高
a、案例分析方法：
b、事件處理法：適用于提高學(xué)員理論聯(lián)系實(shí)際的能力，分析解決問題的能力，以及表達(dá)交流的能力，建立員工之間良好人際關(guān)系
3、頭腦風(fēng)暴法：
操作要點(diǎn)：a、只規(guī)定一個(gè)主題
b、參見者在一起無拘無束的提出解決問題的建議和方案
c、參加者和組織者都不能評(píng)議他人的建議和方案
注：其關(guān)鍵是排除思維障礙和清楚心理壓力，讓參加者輕松自由，各抒己見。
4、模擬訓(xùn)練法：學(xué)習(xí)特定的工作行為和技能，提高處理問題的能力
主要方式：a、人與機(jī)器共同參與模擬
b、人與計(jì)算機(jī)共同參與模擬（假定的環(huán)境）
5、敏感性訓(xùn)練法（T小組法）：適用于組織發(fā)展訓(xùn)練、晉升前的人際關(guān)系訓(xùn)練、中青年管理人員的人格塑造訓(xùn)練、新近人員的集體組織訓(xùn)練、外派人員的異國文化訓(xùn)練等
采用方式：集體住宿訓(xùn)練、小組討論、個(gè)別交流
內(nèi)容：?jiǎn)栴}討論、案例研究等
6、管理者訓(xùn)練（MTP法）：適用于中低層管理人員掌握管理的基本原理、知識(shí)、提高能力
采用方式：專家授課、學(xué)院間討論等
四、態(tài)度型訓(xùn)練法：
1、角色扮演：在模擬真是環(huán)境中，模擬性的處理工作事務(wù)
2、拓展訓(xùn)練：模擬探險(xiǎn)活動(dòng)進(jìn)行的心理訓(xùn)練和人格訓(xùn)練
五、科技時(shí)代的培訓(xùn)方式：
1、網(wǎng)上培訓(xùn)
2、虛擬培訓(xùn)
編輯推薦：國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定綜合評(píng)審論文撰寫要求
國家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒綜合評(píng)審和論文準(zhǔn)備要求
課程輔導(dǎo)：為方便廣大學(xué)員充分備考，233網(wǎng)?！?A target=_blank>2013年人力資源管理師HD高清課件”開始招生，輔導(dǎo)課程：VIP班，套餐班，精講班，預(yù)測(cè)班，應(yīng)用技巧班。
