為了加強(qiáng)全線工程資料的及時收集、歸檔和管理，以及在竣工時順利上交各種竣工資料，特制定以下資料歸檔整理辦法
為了加強(qiáng)全線工程資料的及時收集、歸檔和管理，以及在竣工時順利上交各種竣工資料，特制定以下資料歸檔整理辦法。
公路竣工資料一般是按照“誰形成，誰編制”的原則。建設(shè)設(shè)計施工、監(jiān)理等單位，根據(jù)各自的職責(zé)以施工、監(jiān)理合同段為單位分別編制文件。
設(shè)計文件由建設(shè)、設(shè)計單位負(fù)責(zé)編制。
施工文件和竣工圖表、竣（交）工驗收文件由施工單位編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)檢查審核。（施工文件內(nèi)容附后）
監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累的完整、準(zhǔn)確情況。（監(jiān)理文件內(nèi)容附后）
具體的編制格式如下：
案卷構(gòu)成的順序依次為外封面、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表（詳見附件2表）。
文件材料幅面原則為A4紙（210mm×297mm）。
打印文字材料原則采用3號仿宋體，表頭標(biāo)題原則采用20號仿宋體，表格文字、數(shù)據(jù)原則采用5號標(biāo)準(zhǔn)仿宋體。
一、頁號規(guī)定
單頁書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙頁書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號，且與目錄相對應(yīng)。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。保管單位之間不連號。
成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，已編有頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。
案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
二、案卷封面和脊背的編制
1、案卷封面須填寫檔號（指檔案分類號和案卷順序號）、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等項目。
案卷內(nèi)封面須填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、檔號等項目。
檔號，填寫檔案的類別代號、項目代號和案卷順序號。公路工程類別代號統(tǒng)一為“5”。項目代號是檔案人員為檔案編制的需要而給予該項目的代號。案卷號為該案卷在項目檔案案卷內(nèi)的排列順序號。類別代號與項目代號之間加“?? ”隔開，項目代號與案卷號之間加“—”號隔開。
公路工程竣工文件材料分為五級類目：
第一至第三級類目固定不變，四級類目為單項工程項目代號，項目代號可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示（如：國道107，項目代號為107），也可用建設(shè)項目起止點(diǎn)漢語拼音第一字母和某段起止點(diǎn)的漢語拼音第一字母組成，中間加??°。??±符號；五級類目按單項工程竣工文件材料形成的先后：綜合部分、決算和審計文件、監(jiān)理資料、施工資料、科研新技術(shù)資料，分別用1、2、3、4、5表示。
檔號的形式GL5.1. ××?！粒痢痢癎L”：一級類目（公路）；“5”：二級類目（公路工程）：“?！保侯惣壏?；“1”：三級類目（道路）；“××”：四級類目（單項工程項目代碼）；“×”：五級類目（文件材料的五大類文件）；“××”：案卷順序號。案卷順序號不編虛位，從“1”開始編寫。
檔號章
檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角，距上邊沿10mm，左邊沿20mm的位置。
檔號章格式與尺寸如下，檔號章內(nèi)的“檔號內(nèi)容”可刻至四級類目（刻制字體4號仿宋體），五級類目類目和順序號可用鋼筆填寫。
例：GL5（公路工程代號）。1（道路）。ZX（準(zhǔn)興高速公路）。1—×××（案卷號）
案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。主要包括公路工程建設(shè)項目的起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁隧道等工程項目，還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。項目名稱以初步設(shè)計的批復(fù)為準(zhǔn)。
編制單位，是指案卷形成單位。
編制日期，是指案卷形成日期。
卷脊應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。
2、卷盒背脊檔號欄貼標(biāo)簽。標(biāo)簽為白紙，共分四格，自上而下依次填寫全宗號、類別代號、項目代號和案卷號。其中全宗號可暫不填寫。卷盒背脊案卷題名欄可不填寫。（式樣見附件2表4）
3、案卷裝盒后，隨同案卷目錄一起移交檔案室。
