我國(guó)的財(cái)務(wù)管理電算化工作起步較晚，1979年，長(zhǎng)春一汽的會(huì)計(jì)電算化試點(diǎn)標(biāo)志著我國(guó)財(cái)務(wù)管理事業(yè)電算化時(shí)代的萌芽。隨后便有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。而現(xiàn)階段的電算化水平多局限于會(huì)計(jì)核算方面，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足整個(gè)企業(yè)管理的現(xiàn)代化需求。為了推進(jìn)企業(yè)管理活動(dòng)的電算化，就有必要擴(kuò)展會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理電算化的階段性進(jìn)展，并逐步形成和推廣戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)。
一、財(cái)務(wù)管理電算化啟蒙階段
這一階段是以一些企業(yè)自發(fā)地開(kāi)發(fā)自己的財(cái)務(wù)軟件為標(biāo)志。隨著一些企業(yè)特別是大型企業(yè)的發(fā)展，比如當(dāng)時(shí)的長(zhǎng)春汽車(chē)制造廠，他們感覺(jué)到財(cái)務(wù)的工作量大，使用傳統(tǒng)的手工辦法很難滿足他們的需要。于是他們開(kāi)始根據(jù)自己的需要，組織一些人員，針對(duì)自己的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)了一些財(cái)務(wù)軟件，來(lái)解決自身遇到的迫切問(wèn)題。
二、“核算型”財(cái)務(wù)管理電算化階段
這個(gè)階段主要反映在減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)，因?yàn)橐话阍谪?cái)務(wù)工作中，有很大量的工作是數(shù)據(jù)的整理。但是從財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)來(lái)講，這不是目的，它的目的應(yīng)該是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)生的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，以及相關(guān)資金的監(jiān)控。數(shù)據(jù)的整理只是要達(dá)到這個(gè)目的的一個(gè)過(guò)程和環(huán)節(jié)，但是在財(cái)務(wù)部門(mén)超過(guò)70%甚至80%的工作都是被數(shù)據(jù)整理所困擾。所以這個(gè)階段就是把財(cái)務(wù)人員從繁瑣的手工計(jì)算中解放出來(lái)去進(jìn)行財(cái)務(wù)的管理工作。這就是所謂的“核算型”財(cái)務(wù)管理電算化。
“核算型”的財(cái)務(wù)管理電算化只是在計(jì)算機(jī)里建了一個(gè)帳本，起到了減少一定工作量的作用，基本上還是模仿手工對(duì)財(cái)務(wù)的核算和管理過(guò)程，是以財(cái)務(wù)部門(mén)為中心設(shè)計(jì)的專門(mén)解決企業(yè)財(cái)務(wù)問(wèn)題的。
“核算型”的財(cái)務(wù)管理電算化在會(huì)計(jì)科目體系上，采用的還是一種二維的樹(shù)型結(jié)構(gòu)，即對(duì)企業(yè)來(lái)講，既要滿足外部管理的需要，同時(shí)滿足企業(yè)內(nèi)部管理的需要。對(duì)外，要給社會(huì)的公證機(jī)構(gòu)例如稅務(wù)局、會(huì)計(jì)師事務(wù)所提供企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，并輸出固定的報(bào)表。對(duì)內(nèi)，尤其是從企業(yè)管理的發(fā)展看，企業(yè)必須按照人員、按產(chǎn)品、按部門(mén)，還有按照一些工作項(xiàng)目進(jìn)行核算，才能很清楚地反映出各個(gè)部門(mén)在整個(gè)工作過(guò)程中的財(cái)務(wù)狀況。要兼顧外部管理和內(nèi)部管理，在這種科目體系下，會(huì)讓系統(tǒng)變得很龐雜，很難滿足需要。因?yàn)椋獠抗芾硇枰氖菑膽{證到報(bào)表的核算過(guò)程。按照傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系進(jìn)行這種以記帳憑證為依據(jù)的核算，也能夠把原始的情況真實(shí)地紀(jì)錄和反映出來(lái)，但難以進(jìn)行很細(xì)致的核算，而企業(yè)內(nèi)部管理要求針對(duì)企業(yè)的一些業(yè)務(wù)過(guò)程和針對(duì)個(gè)人的、部門(mén)的很細(xì)致的核算。所以，手段和方法限制了財(cái)務(wù)管理的范圍，只能做一些最重要的工作，不能更全面細(xì)致地進(jìn)行核算，沒(méi)有真正地圍繞著企業(yè)的管理需要來(lái)解決財(cái)務(wù)管理的工作。企業(yè)感到他們的本質(zhì)需求還是沒(méi)有得到真正的滿足。如何把核算過(guò)程進(jìn)行得更細(xì)致更完整，同時(shí)又不增加很多工作量以保證時(shí)效性？要解決這個(gè)問(wèn)題，就產(chǎn)生了對(duì)“管理型”財(cái)務(wù)管理電算化的需求。
三、“管理型”財(cái)務(wù)管理電算化階段
所謂“管理型”財(cái)務(wù)管理電算化，就是在原來(lái)二維科目體系的基礎(chǔ)上，新增了一個(gè)項(xiàng)目的概念和相關(guān)算法，形成一個(gè)三維的科目體系。如果要從財(cái)務(wù)上了解一個(gè)項(xiàng)目，要涉及多個(gè)科目。在三維的科目體系中，可以在進(jìn)行核算的同時(shí)就將有關(guān)信息分配到項(xiàng)目中去。例如報(bào)銷一筆差旅費(fèi)3000元，在三維的結(jié)構(gòu)中就不會(huì)簡(jiǎn)單地記一筆差旅費(fèi)，而是要記錄其中有2000元是為了這個(gè)工程開(kāi)銷的，其余1000元用于其他目的，也就是說(shuō)在一筆帳發(fā)生的同時(shí)還要把面向項(xiàng)目的應(yīng)用反映出來(lái)。在以后針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行核算的時(shí)候，就可以將這筆費(fèi)用也計(jì)算進(jìn)去，便每筆資金的流向十分清晰。這樣，科目的體系既不龐大，又可以將核算過(guò)程和管理過(guò)程結(jié)合在一起。克服以前的財(cái)務(wù)管理軟件重財(cái)務(wù)輕業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)思想，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)統(tǒng)一到企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的大旗下，實(shí)行一體化的全面企業(yè)管理型財(cái)務(wù)軟件。
在一個(gè)單位里，財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)是分開(kāi)的，財(cái)務(wù)部門(mén)的信息來(lái)源是其他部門(mén)的報(bào)銷憑證等票據(jù)，只有在事件結(jié)束后報(bào)帳的時(shí)候財(cái)務(wù)部門(mén)才能進(jìn)行事后記帳，因而無(wú)法反映事件的過(guò)程。財(cái)務(wù)部門(mén)當(dāng)然希望能夠更清楚地反映業(yè)務(wù)過(guò)程，但是業(yè)務(wù)部門(mén)去報(bào)銷的時(shí)候，就不會(huì)那么細(xì)，一般只寫(xiě)個(gè)“招待費(fèi)”之類，至于為什么招待、招待誰(shuí)，財(cái)務(wù)上就反映不出來(lái)。
財(cái)務(wù)要真正解決對(duì)發(fā)生過(guò)程的實(shí)時(shí)反映，對(duì)業(yè)務(wù)事件進(jìn)行更明細(xì)、更清楚的核算和管理，就應(yīng)該從整個(gè)企業(yè)管理的角度來(lái)看待財(cái)務(wù)管理電算化，不是簡(jiǎn)單地將憑證拿出來(lái)，看看賺了多少錢(qián)、花了多少錢(qián)就完了，而是要了解這些錢(qián)是怎么賺來(lái)的，又是怎么花出去的。例如在一個(gè)工業(yè)企業(yè)，財(cái)務(wù)工作除了要計(jì)算產(chǎn)值和利潤(rùn)外，還包括采購(gòu)的核算、庫(kù)存的核算、成本的明細(xì)核算、產(chǎn)成品銷售的核算等，如果還依照傳統(tǒng)把財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)分離進(jìn)行單獨(dú)管理，是很難做到的，因?yàn)樵谄渲写嬖谥粋€(gè)數(shù)據(jù)的往來(lái)和共享的問(wèn)題。
所以，要解決的就是財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)一體化的問(wèn)題，只有這樣才能把財(cái)務(wù)部門(mén)的管理延伸到業(yè)務(wù)過(guò)程，也才可能把這些業(yè)務(wù)發(fā)生的情況更清楚地在財(cái)務(wù)帳面上反映出來(lái)。反過(guò)來(lái)，財(cái)務(wù)部門(mén)也可以給業(yè)務(wù)部門(mén)提供一些及時(shí)的財(cái)務(wù)信息，例如作為一個(gè)采購(gòu)部門(mén)，訂一個(gè)合同的時(shí)候應(yīng)該很及時(shí)地了解資金狀況。
解決這個(gè)問(wèn)題的方法很多，例如讓財(cái)務(wù)部門(mén)去研究研究業(yè)務(wù)軟件，或者開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)軟件的單位也搞財(cái)務(wù)，但是要真正地解決這個(gè)問(wèn)題，這樣做還不行。這是因?yàn)閮煞N做法都有一個(gè)主從的關(guān)系，或是財(cái)務(wù)部門(mén)覺(jué)得自己是中心，或是業(yè)務(wù)部門(mén)覺(jué)得自己是中心，而實(shí)際上圍繞的中心應(yīng)該是一個(gè)更高層次的統(tǒng)一——即企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在這個(gè)目標(biāo)下，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)都是企業(yè)全面經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)組成部分。如果只是單純地偏重財(cái)務(wù)輕業(yè)務(wù)，就只能滿足財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)的核算，不能滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理的需求。如果從企業(yè)管理的全局角度出發(fā)去管理財(cái)務(wù)，就不僅僅是事后記賬，必須與其他部門(mén)協(xié)調(diào)起來(lái)一起考慮相關(guān)的財(cái)務(wù)問(wèn)題，比如對(duì)外要考慮報(bào)稅，還有銀行對(duì)帳，以及與業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)往來(lái)。
不僅是財(cái)務(wù)，企業(yè)其他方面的管理也要從企業(yè)管理全局來(lái)考慮。例如對(duì)行政的管理，如果僅局限于辦公室范圍，是有局限的，只不過(guò)是將送來(lái)的稿件打印或者是單純的檔案管理。但如果從整個(gè)企業(yè)的角度來(lái)看則是一個(gè)工作流的概念，全部行政工作分布在若干個(gè)部門(mén)的環(huán)境里，是對(duì)整個(gè)信息流程的管理，遠(yuǎn)不只處理文字和檔案這些事情。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)，企業(yè)管理水平的提高，財(cái)務(wù)管理電算化將發(fā)展到一個(gè)嶄新階段。
四、“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)管理電算化階段
“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)管理電算化勢(shì)在必行。由于全球性貿(mào)易往來(lái)的日益頻繁，企業(yè)對(duì)海量數(shù)據(jù)處理的需求以及多用戶和遠(yuǎn)程操作的要求，使得傳統(tǒng)的“管理型”財(cái)務(wù)管理電算化已經(jīng)顯得無(wú)能為力。企業(yè)若想在全球化的競(jìng)爭(zhēng)中搶得先機(jī)，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理者就必須學(xué)會(huì)如何將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，再由信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，最后再由知識(shí)付諸行動(dòng)。企業(yè)必須放棄狹隘的“閉門(mén)造車(chē)”式的理財(cái)方式，在財(cái)務(wù)部門(mén)采取更加全面的態(tài)度和管理方式。大中型企業(yè)的管理者希望得到更多的數(shù)據(jù)信息，不僅是自己的，而且要了解其他公司以及國(guó)際上的相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。此外，由于各種業(yè)務(wù)及管理軟件的普及，企業(yè)在各個(gè)部門(mén)，尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)和管理部門(mén)用上了管理軟件，因而要求能在Intranet網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。因此要把當(dāng)代管理科學(xué)的核心思想——系統(tǒng)論納入企業(yè)管理，并和其他系統(tǒng)構(gòu)成一個(gè)數(shù)據(jù)共享、協(xié)調(diào)運(yùn)作的有機(jī)整體，產(chǎn)生具有戰(zhàn)略型的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。
所謂“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)管理電算化就是采用更好的技術(shù)手段，選擇更佳的方案，拓展財(cái)務(wù)管理電算化信息系統(tǒng)，將戰(zhàn)略決策支持作為其頭等業(yè)務(wù)重點(diǎn)；公司的決策層將以它作為一個(gè)了解公司全面情況的窗口——幫助他們分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，確定哪些顧客的利潤(rùn)最高，確定有效性的銷售戰(zhàn)略，從而使企業(yè)更好地利用資源，減少費(fèi)用，確定銷售戰(zhàn)略，發(fā)揮出最佳的整體效益。
據(jù)預(yù)測(cè)，在未來(lái)的3到5年中，財(cái)務(wù)部門(mén)的工作重點(diǎn)將發(fā)生重大的變化，包括從以凈收入為中心的方式向更專注于“價(jià)值—現(xiàn)金流—利潤(rùn)化”的方式轉(zhuǎn)變。而財(cái)務(wù)人員也將花費(fèi)50%的時(shí)間來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略活動(dòng)，而目前的情況是不超過(guò)29%.
展望未來(lái)，要完成向“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)管理電算化的轉(zhuǎn)變，企業(yè)所選擇的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)必須具有以下特點(diǎn)：
1.能夠使財(cái)務(wù)部門(mén)利用最佳的業(yè)務(wù)方式，通過(guò)Inter-net/Intranet的自助式服務(wù)管理、共享服務(wù)或者采購(gòu)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等，使用最佳的業(yè)務(wù)方式，可以使企業(yè)最好地利用資源減少費(fèi)用。例如EDS公司的財(cái)務(wù)部門(mén)采用共享服務(wù)的業(yè)務(wù)方式，將以前分散的財(cái)務(wù)功能聚集為幾個(gè)共享服務(wù)中心，每個(gè)中心都對(duì)應(yīng)一個(gè)主要功能——應(yīng)支付帳、應(yīng)收帳/帳單、資產(chǎn)管理、公司記錄、過(guò)程預(yù)審、財(cái)務(wù)處理和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)。其結(jié)果是，公司的財(cái)務(wù)部門(mén)由1990年的525名全職雇員縮小到目前265人，費(fèi)用由同期的4250萬(wàn)美元減少到1670萬(wàn)美元。
2.具有企業(yè)和部門(mén)級(jí)的資金預(yù)算和預(yù)測(cè)功能，并集成先進(jìn)的財(cái)務(wù)建模功能，便于公司分析各個(gè)層次的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。如果系統(tǒng)能夠了解財(cái)政和執(zhí)行細(xì)節(jié)，就可以使財(cái)務(wù)人員具有對(duì)企業(yè)內(nèi)部潛在機(jī)會(huì)和危險(xiǎn)的洞察力。對(duì)大公司來(lái)說(shuō)，如果財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)可以從眾多數(shù)據(jù)庫(kù)中找到所需的不同詳細(xì)程度的信息，并能進(jìn)行復(fù)雜的趨勢(shì)分析，無(wú)疑能夠增加確保競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的砝碼。
3.具有有效的報(bào)表分發(fā)功能。為不同的管理者生成不同的具有增值的報(bào)告，并能采取一種有效的手段將報(bào)告送到他們手中。
4.出于全球化戰(zhàn)略的考慮，系統(tǒng)還應(yīng)能夠有效處理多貨幣業(yè)務(wù)，適應(yīng)國(guó)際上采用的主要會(huì)計(jì)制度、稅制和全球支付手段，并可以使用從EDI（電子數(shù)據(jù)交換）到亞洲期票等各種支付手段。
5.具有足夠的靈活性，以滿足公司未來(lái)發(fā)展的需要。以企業(yè)目前的規(guī)模和結(jié)構(gòu)來(lái)評(píng)估財(cái)務(wù)系統(tǒng)顯然是一種短視行為。
對(duì)于“戰(zhàn)略型”財(cái)務(wù)管理電算化，一位國(guó)際大公司的老總講得好：“財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)環(huán)境變了。全球化的競(jìng)爭(zhēng)壓力迫使各個(gè)公司必須利用一切可以利用的資源才能獲得全面的成功。但是許多財(cái)務(wù)方面的資源遠(yuǎn)未得到真正的開(kāi)發(fā)，而這些資源正是公司中最重要的戰(zhàn)略信息資源之一。財(cái)務(wù)功能可以涉及到幾乎整個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)、效率和采取態(tài)度的變化有著直接而深遠(yuǎn)的影響。”他從戰(zhàn)略的高度闡明了財(cái)務(wù)管理電算化在企業(yè)發(fā)展中的作用及其重要性，激勵(lì)企業(yè)迎接向戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。
