貸后檔案管理

個人住房貸款檔案是對銀行在經(jīng)辦和管理個人住房貸款工作中形成的具有史料價值及參考利用價值的貸款管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱。個人住房貸款檔案管理是指個人住房貸款發(fā)放后有關(guān)貸款資料的收集整理、歸檔登記、保存、借(查)閱管理、移交及管理、退回和銷毀的全過程。

1.貸款檔案的內(nèi)容

貸款檔案可以是原件，也可以是具有法律效力的復(fù)印件。貸款檔案主要包括：

(1)借款人的相關(guān)資料，主要包括：借款人身份證件(居民身份證、戶口簿或其他有效證件);貸款銀行認可部門出具的借款人經(jīng)濟收入和償債能力證明;符合規(guī)定的購買住房意向書、合同書或其他有效文件;購房交易收件收據(jù);所購住房的估價證明;抵押物或質(zhì)物清單、權(quán)屬證明、有處分權(quán)人同意抵押或質(zhì)押的證明及有權(quán)部門出具的抵押物估價證明;保證人資信證明及同意提供擔保的文件;房屋他項權(quán)利證明書;個人住房借款申請審批表;借款合同;抵押合同(質(zhì)押合同、保證合同);保險合同、保險單據(jù);個人住房貸款憑證;委托轉(zhuǎn)賬付款授權(quán)書。

(2)貸后管理的相關(guān)資料，主要包括：貸后檢查記錄和檢查報告;逾期貸款催收通知書;貸款制裁通知書;法律仲裁文件;依法處理抵押物、質(zhì)物等形成的文件;貸款核銷文件。

2.檔案的收集整理和歸檔登記

銀行可根據(jù)業(yè)務(wù)需要和人員配置情況，決定是否設(shè)立專門或兼職的個人住房貸款檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識和個人住房貸款業(yè)務(wù)知識，負責個人住房貸款檔案資料的登記和管理工作。

檔案管理員收到貸款經(jīng)辦人移交的個人住房貸款檔案資料后，對歸檔檔案資料的完整性和合規(guī)性進行必要的審查，并按照立卷原則對歸檔資料進行整理和歸檔登記。歸檔登記可以根據(jù)銀行具備的條件利用計算機或其他媒介進行。

貸款歸還階段，銀行信貸部門應(yīng)及時整理補充材料和檔案變更材料，并在規(guī)定時間內(nèi)填寫清單移交檔案管理人員，由檔案管理員插入、補充卷內(nèi)目錄內(nèi)容。

3.檔案的借(查)閱管理

當已歸檔保存的個人住房貸款檔案發(fā)生借出、借閱、歸還時，檔案管理員應(yīng)根據(jù)有關(guān)的檔案管理規(guī)定，要求借閱、查詢?nèi)藛T填寫有關(guān)的登記表并簽字，對于借閱有關(guān)貸款的重要檔案資料，必須經(jīng)過有權(quán)人員的審批同意。檔案管理員還應(yīng)對借閱、歸還等進行登記。

4.檔案的移交和接管

移交和接管雙方應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī) 定填寫移交和接管有關(guān)清單，雙方簽字，并進行有關(guān)信息的登記工作。

5.檔案的退回

領(lǐng)取重要檔案材料應(yīng)由借款人本人辦理，并出示身份證原件。借款人委托他人領(lǐng)取的，受托人應(yīng)出示借款人簽發(fā)的委托書原件及借款人身份證復(fù)印件、受托人本人身份證原件、受托人身份證復(fù)印件。

重要檔案材料保管部門憑信貸部門和會計部門出具的"貸款本息結(jié)清通知書"，將重要檔案材料退回信貸部門。一般檔案材料需要退還借款人的，檔案管理員將材料復(fù)印后退還借款人或委托人，復(fù)印件歸檔進行有關(guān)信息登記。