工程在施工過程中所形成的資料應(yīng)按《建筑工程資料管理規(guī)程》JGJ/T 185--2009的要求進行整理，如果地方標準高于本規(guī)程要求，也可使用地方規(guī)程，但必須滿足以下基本要求。
一、基本規(guī)定
(一)工程資料的管理
(1)工程資料應(yīng)與建筑工程建設(shè)過程同步形成，并應(yīng)真實反映建筑工程的建設(shè)情況和實體質(zhì)量;
(2)工程資料管理應(yīng)制度健全、崗位責(zé)任明確，并應(yīng)納人工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和各級相關(guān)人員的職責(zé)范圍;
(3)工程資料的套數(shù)、費用、移交時間應(yīng)在合同中明確;
(4)工程資料的收集、整理、組卷、移交及歸檔應(yīng)及時。
(二)工程資料的形成
(1)工程資料形成單位應(yīng)對資料內(nèi)容的真實性、完整性、有效性負責(zé);由多方形成的資料，應(yīng)各負其責(zé);
(2)工程資料的填寫、編制、審核、審批、簽認應(yīng)及時進行，其內(nèi)容應(yīng)符合相關(guān)
規(guī)定;
(3)工程資料不得隨意修改;當(dāng)需修改時，應(yīng)實行劃改，并由劃改人簽署;
(4)工程資料的文字、圖表、印章應(yīng)清晰;
(5)工程資料應(yīng)為原件;當(dāng)為復(fù)印件時，提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位印章，并應(yīng)有經(jīng)辦人簽字及日期;提供單位應(yīng)對資料的真實性負責(zé);
(6)工程資料應(yīng)內(nèi)容完整、結(jié)論明確、簽認手續(xù)齊全;
(7)工程資料宜采用信息化技術(shù)進行輔助管理。
二、工程資料分類
(1)工程資料可分為工程準備階段文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖和工程竣工文件5類;
(2)工程準備階段文件可分為決策立項文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計文件、招投標及合同文件、開工文件、商務(wù)文件6類;
(3)施工資料可分為施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工進度及造價資料、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收資料
8類;
(4)工程竣工文件可分為竣工驗收文件、竣工決算文件、竣工交檔文件、竣工總結(jié)文件4類。
三、施工資料組卷要求
(1)專業(yè)承包工程形成的施工資料應(yīng)由專業(yè)承包單位負責(zé)，并應(yīng)單獨組卷;
(2)電梯應(yīng)按不同型號每臺電梯單獨組卷;
(3)室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境、室外安裝工程單獨組卷;
(4)當(dāng)施工資料中部分內(nèi)容不能按一個單位工程分類組卷時，可按建設(shè)項目組卷;
(5)施工資料目錄應(yīng)與其對應(yīng)的施工資料一起組卷;
(6)應(yīng)按單位工程進行組卷。
四、工程資料移交與歸檔
工程資料移交歸檔應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)法規(guī)和標準的規(guī)定，當(dāng)無規(guī)定時應(yīng)按合同約定移交歸檔。
(一)工程資料移交
(1)施工單位應(yīng)向建設(shè)單位移交施工資料;
(2)實行施工總承包的，各專業(yè)承包單位應(yīng)向施工總承包單位移交施工資料;
(3)監(jiān)理單位應(yīng)向建設(shè)單位移交監(jiān)理資料;
(4)工程資料移交時應(yīng)及時辦理相關(guān)移交手續(xù)，填寫工程資料移交書、移交目錄;
(5)建設(shè)單位應(yīng)按國家有關(guān)法規(guī)和標準的規(guī)定向城建檔案管理部門移交工程檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。有條件時，向城建檔案管理部門移交的工程檔案應(yīng)為原件。
(二)工程資料歸檔保存期限
(1)工程資料歸檔保存期限應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定。當(dāng)無規(guī)定時，不宜少于5年;
(2)建設(shè)單位工程資料歸檔保存期限應(yīng)滿足工程維護、修繕、改造、加固的需要;
(3)施工單位工程資料歸檔保存期限應(yīng)滿足工程質(zhì)量保修及質(zhì)量追溯的需要。
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