2.2要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，包括項(xiàng)目經(jīng)理、施工員、資料員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，做事要認(rèn)真、細(xì)致，跟蹤到位，確保資料的及時(shí)有效性。
　　2.2.1保證資料的及時(shí)性。資料員作為編制施工資料、預(yù)結(jié)算資料的主要人員，必須熟悉現(xiàn)場(chǎng)施工的情況，勤跑工地，多跟施工員溝通，詳細(xì)掌握施工過(guò)程，及時(shí)準(zhǔn)確記錄施工過(guò)程，根據(jù)施工資料目錄在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候編制施工資料，不能滯后。對(duì)于發(fā)生變更較多的項(xiàng)目，在施工過(guò)程中，就應(yīng)該編制、完善竣工圖，施工一段，完善一段，在施工圖上做好標(biāo)志，備注見(jiàn)設(shè)計(jì)變更，并及時(shí)做好已完成工程量清單。若發(fā)生的變更太多，已超過(guò)版面的1/3，則需重新繪制竣工圖。整個(gè)項(xiàng)目完工的時(shí)候，竣工圖也基本完成了，這樣一可提高效率，盡早驗(yàn)收。二可保證竣工圖的正確性，以免一些大型的、稍復(fù)雜些的項(xiàng)目在后作竣工圖的時(shí)候由于歷史久遠(yuǎn)、時(shí)間趕、工作量大，再加上經(jīng)辦人的馬虎、審核人的疏忽，甚至人員變動(dòng)而導(dǎo)致一些錯(cuò)漏。
　?。?）在施工中，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽單，爭(zhēng)取有利因素避免事后簽單起爭(zhēng)議。業(yè)主要進(jìn)度、要質(zhì)量，所以資料的簽證在施工中如果抓得緊的話，比較容易簽下來(lái)。那個(gè)時(shí)候，施工單位占主動(dòng)，業(yè)主被動(dòng)。但是業(yè)主往往會(huì)通過(guò)拖、賴(lài)、口頭許諾等方式敷衍，如果這個(gè)時(shí)候頭腦不清醒，聽(tīng)他們忽悠，不去追緊資料，等到業(yè)主所說(shuō)的等工程完工了，一起簽，那就不妙了。因?yàn)檫@種項(xiàng)目，施工時(shí)所有部門(mén)都向工程部門(mén)讓步，即使資料依據(jù)略微欠缺，但為了保證進(jìn)度，工程管理部門(mén)會(huì)通過(guò)協(xié)調(diào)，將資料簽下來(lái)。而一旦完工了，工程管理部門(mén)完成任務(wù)了，它不會(huì)為你著急，往往就會(huì)公事公辦，預(yù)算部門(mén)等部門(mén)就會(huì)仔細(xì)審核，要你提供各種依據(jù)，又會(huì)擺出合同條款告訴你這個(gè)合同是包含了的，不能簽證。你說(shuō)工程部誰(shuí)誰(shuí)答應(yīng)，由于趕工，這費(fèi)用會(huì)給。他就會(huì)告訴你，按合同辦事，還翻出合同具體條款，說(shuō)工程部某某不是老總，說(shuō)了不算。如果你拿不出蓋了他們公司公章調(diào)整這個(gè)款項(xiàng)的相關(guān)文件出來(lái)，你就只能啞巴吃黃連，有苦往肚里吞了。說(shuō)不定這時(shí)，還會(huì)被預(yù)結(jié)算部門(mén)的人奚落一頓，怎么當(dāng)時(shí)不找他們辦好這個(gè)手續(xù)啊，我們審結(jié)算要有證據(jù)，不會(huì)隨便亂給也不會(huì)隨便亂扣。還有的情況是，確實(shí)情況屬實(shí)，也可以給。但業(yè)主工程部又會(huì)說(shuō)，這份簽證量太大了，超出了我們審批的權(quán)限，如果拿回總部去批，估計(jì)一年半載也下不來(lái)。那怎么辦呢？為了配合你們盡快做好結(jié)算，早點(diǎn)拿點(diǎn)錢(qián)，不如打個(gè)8.5折，控制在我們的審批權(quán)限內(nèi)，如何？業(yè)主狠狠砍了你一刀，還要你感謝他的苦心為我們考慮呢。
　?。?）在施工中，及時(shí)進(jìn)行簽單，避免監(jiān)理、業(yè)主人員更換，無(wú)人確認(rèn)。另外，就是業(yè)主也是實(shí)行項(xiàng)目管理制，業(yè)主代表隨著項(xiàng)目的完工也就更換了，甚至離開(kāi)了，換一批新的人跟這件事，或者根本沒(méi)人理這件事。如果竣工圖沒(méi)簽字確認(rèn)，簽證沒(méi)批下來(lái)，那就更有苦頭吃了。我們對(duì)這個(gè)情況不是很了解，等我們問(wèn)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)，再回復(fù)你，慢慢來(lái)吧。
　　2.2.2保證資料的準(zhǔn)確性。在做好資料送出去簽字前，必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核認(rèn)可后才能送出。項(xiàng)目經(jīng)理在審核資料時(shí)一定要細(xì)致認(rèn)真，因?yàn)槭┕べ|(zhì)量再好，進(jìn)度再保證，固然能體現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理的能力，但整個(gè)項(xiàng)目是否盈利，更加是項(xiàng)目經(jīng)理考核的一個(gè)重要指標(biāo)。而每一份資料都關(guān)系到這個(gè)項(xiàng)目的利益。
　　2.2.3保證資料的完整有效性。要保證這份資料的支持性文件齊全，例如業(yè)主的委托書(shū)、設(shè)計(jì)變更的圖紙等。所有資料必須有監(jiān)理、業(yè)主簽字蓋章，才能算是完整、有效的資料。在施工過(guò)程中，及時(shí)遞交資料審核，一般都比較容易通過(guò)。但也很難保證有些業(yè)主會(huì)出現(xiàn)故意推托的現(xiàn)象。這時(shí)，資料員必須及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，必要時(shí)可放緩施工進(jìn)度，向業(yè)主提出合理的要求，以維護(hù)自身的權(quán)益。不要被業(yè)主的好言好語(yǔ)，鄭重口頭承諾等糖衣炮彈給迷糊了。否則，等整個(gè)項(xiàng)目一完工，后悔都來(lái)不及了。
　　3在項(xiàng)目完工后，及時(shí)將竣工圖交監(jiān)理、業(yè)主確認(rèn)，及時(shí)申請(qǐng)竣工驗(yàn)收。
　　3.1及時(shí)確認(rèn)竣工圖
　　竣工圖是施工圖與設(shè)計(jì)變更的集合，施工圖內(nèi)容就是合同內(nèi)項(xiàng)目，竣工圖與施工圖的差異部分就是設(shè)計(jì)變更項(xiàng)目，簽證項(xiàng)目就是在竣工圖上無(wú)法體現(xiàn)，而實(shí)際卻發(fā)生的項(xiàng)目。這三者相加，就是我們的結(jié)算了。完工后，要認(rèn)真編制審核竣工圖，確?？⒐D無(wú)漏項(xiàng)、無(wú)錯(cuò)誤，并需經(jīng)監(jiān)理、業(yè)主蓋章確認(rèn)。在結(jié)算編制完成后，要仔細(xì)復(fù)合數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證所有資料的一致性及符合性。
　　3.2及時(shí)進(jìn)行竣工驗(yàn)收也是結(jié)算的關(guān)鍵
　　完整的結(jié)算資料必須要有竣工驗(yàn)收表。一般在合同內(nèi)都有關(guān)于工期的要求，且均注明。通過(guò)竣工驗(yàn)收的日子才能算是竣工的日子，且從通過(guò)竣工驗(yàn)收之日起計(jì)保修期。一個(gè)項(xiàng)目完工后未能及時(shí)進(jìn)行竣工驗(yàn)收，我們的結(jié)算就無(wú)法送出。且會(huì)按拖延工期進(jìn)行扣罰，也會(huì)延長(zhǎng)工程的質(zhì)量保修期，增加成本。
　　4做好其他與結(jié)算息息相關(guān)的資料保管工作。
　　例如隱蔽工程驗(yàn)收紀(jì)錄、施工日志、材料進(jìn)場(chǎng)簽證紀(jì)錄等。如果在結(jié)算審核中，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的，可能會(huì)將這些資料作為結(jié)算審核參考。所以資料環(huán)節(jié)，一環(huán)扣一環(huán)，做好了，利益就保障了，付出也有回報(bào)。做不好，工程質(zhì)量做得再好，項(xiàng)目也是失敗的。
　　5小結(jié)
　　做好結(jié)算工作的關(guān)鍵是，要提高對(duì)結(jié)算工作重要性的認(rèn)識(shí)，注重施工過(guò)程中結(jié)算資料的積累，保證結(jié)算資料的正確和完整性。在申報(bào)結(jié)算時(shí)還要掌握一定的技巧：要實(shí)中有虛，但要心中有底，注意把握尺度，保證審核人員有可核減的項(xiàng)目。如果結(jié)算做得滴水不漏，有可能會(huì)適得其反。

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