建設(shè)工程文件檔案資料管理

建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄，也可稱工程檔案。

建設(shè)工程文件檔案資料：由建設(shè)工程文件和檔案組成。

“加強企業(yè)管理”：檔案文書管理制度。制定檔案的整理和保管制度，文件和資料的使用、歸檔管理辦法等。

“建設(shè)工程監(jiān)理實施程序”：向業(yè)主提交建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料。

“建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)劃的作用”：監(jiān)理規(guī)劃是監(jiān)理單位內(nèi)部考核的依據(jù)和重要的存檔資料。

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》：施工階段監(jiān)理資料的管理

《建設(shè)工程信息管理》第三章建設(shè)工程文件檔案資料管理

1.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案分類

(1)按照規(guī)范分類。建設(shè)工程項目竣工后監(jiān)理單位向建設(shè)單位移交的監(jiān)理文件。對其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長期、短期。送地方城建檔案館長期保存的監(jiān)理文件有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則;監(jiān)理月報和監(jiān)理會議紀要中有關(guān)質(zhì)量問題;工程開工/ 復工審批表、暫停令;不合格項目通知;質(zhì)量事故報告及處理意見;工程竣工決算審核意見;工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見;合同變更材料、工程竣工總結(jié);質(zhì)量評價意見報告等。

送建設(shè)單位永久保存的監(jiān)理文件有：工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見，共兩類。送建設(shè)單位長期保存的有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則;監(jiān)理總控制計劃等：監(jiān)理月報和監(jiān)理會議紀要中有關(guān)質(zhì)量問題;工程開工/復工審批表、暫停令;不合格項目通知;質(zhì)量事故報告及處理意見;設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認;工程竣工決算審核意見;分包單位資質(zhì)材料;供貨單位資質(zhì)材料;試驗等單位資質(zhì)材料;有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知;有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知;費用索賠報告及審批;合同變更材料;專題總結(jié)月報總結(jié);工程竣工總結(jié);質(zhì)量評價意見報告等;建設(shè)單位短期保存的有：預付款報審與支付;月付款報審與支付兩類。

(2)按照建設(shè)工程項目監(jiān)理部在監(jiān)理實踐中使用的監(jiān)理文件，進行分類?？梢苑譃椋汉贤募?勘察、設(shè)計文件;監(jiān)理工作指導文件;施工工作指導文件;資質(zhì)管理文件;工程進度管理文件;工程質(zhì)量管理文件;工程造價管理文件;會議紀要;監(jiān)理報告;監(jiān)理工作函件;工程驗收文件;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié); 監(jiān)理工作記錄;建設(shè)工程管理往來函件;監(jiān)理內(nèi)部文件，共17類。

(3)按監(jiān)理公司建立的檔案分類。公司內(nèi)部管理文件;項目監(jiān)理管理文件;政府相關(guān)管理文件;招投標、經(jīng)營管理文件;財務文件;人員管理文件;設(shè)備管理文件，共7類。

2.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸集和整理

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案應由總監(jiān)理工程師負責，安排專人，在施工過程中隨時歸集，在每階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。

3.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸檔程序

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案首先由項目監(jiān)理機構(gòu)向監(jiān)理單位移交歸檔，監(jiān)理單位再向建設(shè)單位移交歸檔，最后由建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交歸檔。

4.建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案(P46)

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，規(guī)范中基本表式有三類：

A類表共10個表格(A1～A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復。

B類表共6個表格(B1～B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出指令或批復。

C類表共2個表格(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。

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