例：大圣公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600
貸：現(xiàn)金 16O0
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1520
現(xiàn)金 80
貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實(shí)際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1780
貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 16O0
現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
